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 Word2007には「配布準備」というメニューが新設された。その名の通り、文書の配布に備えた機能が集められている。ドキュメント検査、文書の暗号化、アクセス権の設定、デジタル署名の追加など、その多くは文書の安全性を高める機能だ。今回から2回に渡って、強化されたセキュリティ機能を紹介しよう。

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図1 「配布準備」には、数々のセキュリティ機能が集められている。プロパティの編集もここから行う

 なお、今回から操作の検証には、先頃公開された最新のベータ版(テクニカルリフレッシュ) を使用する。これまでのベータ版と比べると、リボンのデザインや操作性、カスタマイズ機能などが整えられている。またいくつかの不具合も修正された。詳しい変更点はいずれレポートしたい。

ドキュメント検査で一括処理が可能に

 「ドキュメント検査」は、コメント、変更履歴、メタデータ、個人情報などが文書内に含まれていないか検査する機能だ。チェックしたい項目を選んで実行すると、ダイアログボックスに結果が表示され、その場で公開したくない情報を削除できる。旧バージョンでも個人情報などの削除はできたが、一括で検査したり削除したりできるのはラクだ。

 ただ、プロパティなどは削除すると元に戻せないので注意が必要。配布用の文書とは別に、オリジナルを保管しておいたほうが無難だ。

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図2 「ドキュメント検査」では、文書に含まれている個人情報などを検出できる。プロパティを一括削除することも可能

暗号化でZIP形式も保護される

 「ドキュメントの暗号化」は、読み取りのパスワードを設定する機能。単にパスワードで文書を保護するだけでなく、内容を暗号化してくれる。前回、XML形式の文書ファイルをZIP形式にして開いたが、読み取りのパスワードを設定しておけば、外部から開くことはできなくなる。データの書き替えが柔軟になったことでセキュリティ面が心配だったが、これでひとまず安心できる。

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図3 文書を開くパスワードも手軽に設定できるようになった
図4 文書ファイルをそのまま開くと、パスワードを入力するよう求められる。ZIP形式に変更してダブルクリックしても、警告が出て開けない

 なお、書き込みを許可するパスワードを設定するときは、「名前を付けて保存」ダイアログボックスの「ツール」ボタンから「全般オプション」を選ぶ。旧バージョンで見慣れたダイアログボックスが開くので、読み取りと書き込みのパスワードを設定しよう。

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図5 読み取りや書き込みのパスワードを設定するときは、「名前を付けて保存」ダイアログボックスの「ツール」ボタンから「全般オプション」を選ぶ