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 今回のレビューでは、従来の形式のファイルをPowerPoint 2007のファイル形式に変換したり、また、PowerPoint 2007で編集したものを再びPowerPoint 2003の形式に保存しなおしたり…。

 「旧から新へ、再び旧へ、また新へ…」といった新旧バージョンが混在した環境でのファイルのやり取りについて紹介していく。ここでは、PowerPoint 2003とPowerPoint 2007でのやり取りを追っていく。

旧から新へ

 前々回のレビュー紹介したとおり、PowerPoint 2003で作ったファイルをPowerPoint 2007で開くと、互換モードでファイルが開かれる。

 互換モードでは、従来のバージョンとの互換性を保つため新機能の一部は利用できない。

 しかし、せっかくPowerPoint 2007を使っているのだし、互換性は全く気にしなくてもよし。新しい派手な機能を存分に使いたい。というときはどうするか。

 そんなときは、PowerPoint 2003のファイルをPowerPoint 2007のファイル形式に変換すればよい。

 変換操作は簡単。PowerPoint 2007で、PowerPoint 2003のファイルを開き、「Microsoft Office」ボタンから「変換」を選ぶだけ(図1)。メッセージが表示されたら「OK」をクリックすると、変換が完了する。

 ただし、変換前のファイルは新しい形式のファイルに置き換わってしまう。慎重に構えておくには、PowerPoint 2003のファイルのバックアップをとっておくとよいだろう。

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図1 従来のファイルを変換するところ。メッセージを確認して「OK」をクリックすると変換完了

 変換が終了すると、画面上部の[互換モード]の文字は消え、互換モードでは制限されていたPowerPoint 2007の新機能も使える状態に変わる。あとは、思う存分に新機能を使って編集作業を進められる。たとえば、文字をワードアートに変換する機能なども利用できるようになる(図2)。

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図2 (上)「互換モード」では、文字をワードアートに変換することなどはできないため、グレー表示になる。(下)ファイルの変換が完了すると[互換モード]の文字は消え、使えなかった機能も使えるようになる

 変換後のファイルは、XML形式のファイルになり、また、圧縮技術が使われていることによりファイルサイズも小さく抑えられる。ちなみに、PowerPoint 2007のファイルの拡張子は、「.pptx」

再び旧へ

 続いて、逆のパターン。

 職場では、PowerPoint 2003のファイルをPowerPoint 2007のファイル形式に変換し、新機能を使い存分に編集したものの、自宅や外出先など異なる場所ではPowerPoint 2003でそれを編集しなければならない場合などがこれにあたる。新旧のバージョンが混在している環境では、よくある話だ。

 PowerPoint 2007のファイルは、従来のバージョンのPowerPointで直接開くことはできないため、ここでは、PowerPoint 2007側で、PowerPoint 2003で開ける形式に保存してからPowerPoint 2003でファイルを開いてみる。

 ファイルの保存は、「名前を付けて保存」から「PowerPoint97-2003 プレゼンテーション」を選んで保存をすればよい。すると、互換性のチェックが行われ、状況によってメッセージ画面が表示される(図3)。

 PowerPoint 2003では、PowerPoint 2007にしかない新機能などは利用できないため、編集できる範囲は限られる。それについての説明が表示されるというわけだ。

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図3 PowerPoint 2003で開けるようなファイル形式で保存する。保存先やファイル名などを指定して保存を実行すると、互換性のチェックが行われて状況に応じてメッセージが表示される。「継続」をクリックすると、ファイルが保存される

 なお、PowerPoint 2007のファイルをPowerPoint 2003で開くには、マイクロソフトから提供されているファイルのコンバータを使う手もある(http://www.microsoft.com/japan/office/preview/beta/converter.mspx#ESB)。コンバータをインストールすれば、PowerPoint 2007のファイルをPowerPoint 2000や2002、2003といった以前のバージョンのPowerPointでそのまま開いて編集することが可能になる。また、以前のバージョンのPowerPointからPowerPoint 2007のファイル形式へファイルを保存することも可能になる。