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 前々回の第14回「外部データとの連携 ~エクスポート~」に引き続き、外部のデータソースからAccess 2007にデータを取り込む「インポート」機能について紹介する。

 なお、エクスポート機能は Access 2007 Beta2版で紹介している。すでに最新テクニカル・リフレッシュ版(以下、TR版)が公開されているが、エクスポートとの対比ということもあり、今回のインポートもBeta2をベースとし、TR版で新しくなっている部分をピックアップして紹介することにしたい。

メニュー構造が簡略化したインポート

 エクスポートと同様に、インポート機能も「外部データ」タブから選択できる。従来のAccess 2003では「ファイル」→「外部データの取り込み」メニューから行っていた操作が、「Access」「Excel」など、取り込みたいデータソース別にボタンが配置された構成となった。

 ちなみに、最新のTR版とリボンを比べてみると、微妙にボタンデザインの一部が変更になっている(図1)。さらに、インポートの右隣のエクスポート欄をみてほしい。Beta2ではボタンとして登録されていた「PDFまたはXPS」ボタンが、削除されなくなっている。

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図1 「外部タブ」に切り替えてインポート機能を確認

他のAccessからインポートする

 では実際に、Accessの他のデータベースファイルのオブジェクトをインポートする手順を見ていくことにしよう。

 まずリボンの「インポート」グループにある「Accessデータベースのインポートまたはリンク」ボタンをクリックすると、「外部データの取り込み」用ダイアログボックスが開く(図2)。ここでデータソースファイルを指定、さらにAccess 2003ではメニューからの選択となっていた、データをリンクする形にするかどうかのオプションを選択できるようになっている。TR版ではタイトルデザインや、言葉の表現など微細な部分が変更になっている。

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図2 取り込みたいファイル名を指定し、インポート方法を指定する

 続いて「オブジェクトのインポート」ダイアログボックスが表示される。このあたりの基本構造はAccess 2003と変わらない。ただし、Access 2007では「データアクセスページ」がなくなったため、各オブジェクトを表すタブからも「ページ」タブがなくなっている。また「オプション」ボタンをクリックすると、「インポート」グループに「ナビゲーションウィンドウグループ」が追加され、付加情報として取り込むことができるようになったことが確認できる(図3)。

 Access 2007では、エクスポートと同様にインポートでも、取り込み手順を保存しておくことができるようになった。インポート作業の最後に、インポート手順の保存画面が表示されるので「インポート手順の保存」にチェックを入れれば、詳細情報を設定できる。

図3 取り込みたいオブジェクトのタブに切り替え、対象オブジェクトを選択し「OK」ボタンをクリックする
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図4 インポート手順の保存画面