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 Excel 2007では、抽出や並べ替えといった機能も便利になっている。今回は便利になったオートフィルタや並べ替えを使って、売上データを分析してみよう。なお、前回に引き続き、テーブルに変換した表を使う。

リアルタイムの「日時」でフィルタできる

 前回、テーブルに変換した売上データを開き、分析してみよう。テーブルに変換すると、表の先頭行に矢印が自動で表示される。これは、従来のバージョンでもおなじみの「オートフィルタ」だ。

 Excel 2007では、このオートフィルタが進化して、手早く、またきめ細かく抽出できるようになっている。たとえば「今四半期」のデータだけを見たいとしよう。今までは、まず「オートフィルタオプション」画面を開き、「現在の四半期」に相当する日付を頭の中で割り出してから「『2006/10/1』以上『2006/12/31』以下」のように条件を指定する必要があった。

 これが、Excel 2007では、「日付フィルタ」→「今四半期」を選ぶだけでよくなった。これでパソコン内蔵の日付を元に、フィルタを実行する時点の日付でデータを抽出してくれる(図1)。

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図1 オートフィルタの条件設定が楽になった。日付データの列では、「日付フィルタ」のサブメニューに現時点の日付を元に指定できるオプションが用意されている

データ追加後にフィルタを再実行

 ところが、今四半期のデータを抽出した後に、入力し忘れていたデータがあることに気付いた。そこであわててデータを追加したとする。こんな場合にフィルタを再実行するには、今までなら、抽出中の列の▼をクリックし、もう一度抽出しなおす必要があった。
 Excel 2007では、こんなときのために「再適用」というボタンが追加されている。データの追加後にこれをクリックするだけで、現在の設定のままフィルタを再実行してくれる便利なボタンだ(図2、図3)。

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図2 オートフィルタで抽出後、110行目に行を挿入し、データを追加した。フィルタを再実行するには、「データ」タブの「再適用」ボタンをクリックする
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図3 フィルタが再適用された。図3で110行目に追加した「9月25日」の販売データは、「今四半期」には入らないため、非表示になっている

4項目以上で表を並べ替える

 今度は、取引先や商品による傾向を調べるため、2006年の販売データを並べ替えてみよう。「データ」タブの「並べ替え」をクリックすると、おなじみの「並べ替え」画面が開く。基本的な設定方法は従来と同じになるが、Excel 2007では、64項目までのレベルを指定して一度に並べ替えられるようになった(図4)。

 今までは、3項目までしか一度に並べ替えられなかったため、これは嬉しい。また、レベルを選択して上下の矢印ボタンを押せば、並べ替えを実行する優先順位を入れ替えられる(図5)。

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図4 「並べ替え」画面では、4項目以上のレベルでも並べ替えができるようになった。レベルを追加するには、「レベルの追加」ボタンを押し、列やキー、順序を設定する
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図5 設定したレベルは、上にあるものほど優先度が高くなる。ここでは、「商品名」と「取引先」の優先順位を入れ替えてみよう。これは「商品名」の行を選択し、上向きの矢印ボタンをクリックすればよい