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 仕事をしていて「この資料ならExcelでできるんだろ?」「Wordならこの作業はできるよな」などと上司に言われた経験はないだろうか。そんな場合、部下として「できない」とはなかなか言いにくい。つい「できます」と答えてしまう人が多いだろう。確かに、ExcelやWordは非常に応用範囲の広いソフトで、できることは多い。

 しかし、ちょっと待ってほしい。その作業をするために、どれだけの時間を費しているだろうか。Excelできれいな図を作るために多くの時間を使っていないだろうか。もしそうなら、もっと手軽に作業できるビジネスソフトの利用を考えよう。

メリットは効率アップ

 ビジネス向けのソフトを使うメリットはいくつもある。その中で最も大きいのは「専用の機能を持っているため作業効率が大きく上がる」という点だ。

 例えば、下図の「プロジェクト管理」ソフトでは、グループで作業する場合のスケジュール設定や人員配置の設定を簡単に行える。スケジュールに遅れが出た場合は、該当する作業の日数をずらせば、関連する項目を連動して修正できる。

 一方、Excelでも似た表を作ることはできる。しかし、作成に必要な手順が多かったり、スケジュールを変更する際に多くの個所を修正しなければならなかったりして、多くの時間と労力を取られる。

 使いやすいのもメリットだ。作図専用のソフトを使えば、PowerPointやExcel、Wordなどを使うよりも、格段に簡単に、そしてきれいな図を作ることができる。

 ビジネスソフトの多くは、スキルがなくても十分に使いこなせる。「オフィスレイアウト・アンケート」編では、オフィスレイアウトを作成する「3Dオフィスデザイナー」という製品を紹介している。一見すると、CADのようなソフトで操作も難しいと思いがちだが、実際の作業は、机やいすのアイコンをドラッグ・アンド・ドロップしていくだけだ。

 また、仕事をしていると、特定のプロジェクトの関連ファイルをまとめて管理しておきたいことがよくある。こんな場合、多くの人は、Windowsのフォルダーにファイルをまとめて保存しているのではないだろうか。ただ、ExcelやWord、PDFなどのさまざまなファイルが混在していると、中身を確認するために、いちいち対応するアプリケーションを起動しなければならない。