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 個人で使われることの多いデータ整理ソフトは、視点を変えるとデータ閲覧ソフトとしても十分な機能を持っている。さまざまなアプリケーションのファイルを、一括して管理・閲覧したい場合にはぴったりだ。どんなソフトがあるのか、そしてどう使えばデータの整理や情報共有に役立つのかを見てみよう。

 多くの職場では、会議の議事録や出張報告書、稟議書などを作成するための文書のテンプレートを用意しているのではないだろうか。また、業務のマニュアルや社内の規定集など、マネジメントのための共有文書もあるだろう。

 これらの文書を管理・共有するために、サーバー上に共有のためのフォルダーを用意して、そこに保存している例が多い。

 しかし、この方法ではファイルが増えてくると、目的のものを探すのに時間がかかる。また、ファイル名の付け方が異なると一つひとつファイルを開いて中を確認する必要がある。データ整理ソフトを利用して、自分のパソコンにファイルを取り込んでおけば、さまざまなアプリケーションのデータファイルを参照しやすい形で一括管理できるので、こうした煩わしさを解消できる。

バインダーの操作性を実現

 データ整理ソフトは、いくつものファイルをあたかも1つのファイルのようにまとめて扱えるのが特徴だ。代表的なデータ整理ソフトを紹介しよう。

 パソコンに不慣れな人でも必要な書類などを見つけられるように、データを整理しておきたいなら、PFUの「楽2ライブラリ」がお薦めだ。実際のバインダーを扱うようにソフトを操作できるので、初めての人にも分かりやすい。このソフトは、ファイルをPDFに変換して、各ユーザーのパソコンに取り込む。参照用に、元のファイルのコピーもハードディスクに保存する。

 データを登録する手順は簡単だ。まず、新しくバインダーを作成し、マウスの右ボタンをクリックして表示されたメニューで「バインダを開く」を選ぶ。これで、ファイルの取り込み画面が表示されるので、「ファイル」ボタンを押し、取り込みたいファイルを指定して「開く」ボタンを押す。すると、ファイルがPDF形式で登録され、閲覧できるようになる。取り込んだデータを見ていて修正や変更を加えたい場合には、元のファイルやハードディスクにコピーしたファイルを編集できる。

 通常は、Wordの文書を閲覧するにはWord、Excelの表を閲覧するにはExcelを起動しなければならない。楽2ライブラリにデータを登録しておけば、PDFの文書を確認できるので、いちいちアプリケーションを起動せずに済む。複数のアプリケーションのファイルからなる文書をまとめて管理・閲覧する際などに威力を発揮する。

 楽2ライブラリには、「パーソナル版」と「サーバー版」とがある。パーソナル版ではグループでファイルを閲覧することはできるが、ファイルの共有・編集などの作業は想定していない。複数の人でファイルを共有して修正・変更するならサーバー版が必要だ。