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 部や課などグループで仕事を進めていく場合、スケジュール管理は不可欠。そういった場合に役立つのが「プロジェクト管理」ソフトだ。プロジェクト管理ソフトの基本的な機能には、プロジェクトの「スケジュール表」を作ることと、進捗状況を把握することの2つがある。

 ビジネスの現場では、Excelをプロジェクト管理ソフトの代わりに使っているケースが多い。総論でも説明したように、表計算ソフトとプロジェクト管理ソフトは、見た目は似ているものの全く異なるソフト。スケジュールを立てるところまではExcelでも可能だが、その後のスケジュールの変更や進捗度の把握のための機能はExcelには備わっていない。ここでは、まず、プロジェクト管理ソフトの基本的な使い方を紹介しよう。

マウスでドラッグするだけ

 部や課などで、5人から20人程度でプロジェクトを進めている場合、高度なプロジェクト管理機能より、スケジュール機能の使いやすさがソフトに求められることが多い。

 こうした場合に向いているソフトが、エプソン販売の「EasyPlan3」。スケジュール表の作成と進捗状況の管理という基本的な機能はしっかりと押さえつつも、初めてでも使いやすいよう操作が簡単なのが特徴だ。

 ソフトを起動したら、初期画面で作業名と担当者の欄に入力する。次に、それぞれの作業にかかる日程を入力する。日程入力は、カレンダーの予定開始日にマウスポインターを置いて、予定終了日までドラッグするだけだ。

 その後、前工程が終わらないと次の工程にかかれないような仕事があれば、前工程の終了日と次の仕事の開始日との間をマウスでドラッグすると、それらの仕事が関連付けられる。そうしておけば、前工程の作業日程を変更すると、関連付けられている後の工程の作業日程もそれに合わせて自動的に修正される。こうすることで、一つひとつの日程を手作業で修正する必要がなくなる。

 プロジェクトの進捗状況は、関係するすべてのスタッフが把握しておきたい。EasyPlan3では、閲覧専用のビューワーを無料で配布している。日程の修正などはできないが、スケジュールの内容はこれで確認できる。