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 見た目が華やかな条件付き書式やグラフに隠れ、やや目立たない感があるが、Excel 2007では、数式の入力も便利になっている。新たに関数が追加されたことは、第6回「関数の入力がよりダイレクトに」で紹介したとおりだが、使い慣れた関数であっても、一度作業してみると、2003のころよりも、「ラクに」「誤りなく」設定できるよう配慮されていることに気付く。今回は、定番であるVLOOKUP関数の入力を通して、そのあたりを探ってみたい。

VLOOKUP関数の引数に「名前」を使う

 下の画面のようなシートに販売データを入力するとき、「商品名」や「価格」の欄には、別に用意した商品リストから情報を自動で転記させれば便利だ。これには、「VLOOKUP関数」を使えばよい。VLOOKUP関数は、表を検索して該当するデータを返す関数だ。

 VLOOKUP関数の第2引数である「範囲」には、参照する表のセル番地を指定する。ただし、関数をコピーしたときに表の範囲がずれないよう、セル番地を絶対参照に置き換える必要がある。これが面倒だと思う人は少なくないだろう。

 こんなときに便利なのが「名前」だ。特定のセル範囲を「名前」として登録しておけば、数式中でセル番地の代わりに名前を指定できる。しかも名前には、最初からセル範囲が絶対参照で登録されるため、コピーしてもセル番地がずれないメリットがある。そこで、まず商品リストに名前を付けておこう(図1)。

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図1 C2セルにVLOOKUP関数を入力して、H列~J列に入力された商品リストからデータを表示させる。まず、商品リストのセル範囲に名前を付ける。H2からJ6を選択して、「数式」タブで「名前の定義」を押す

「シート内で有効」な名前にできる

 表示される「新しい名前」画面では、名前の詳細を設定できる。まず、「名前」欄に「shohin」と半角英字で入力しよう。名前を半角英字で指定するのは、数式内で名前を入力するときに日本語入力システムを切り替えなくても済むようにしておきたいからだ。

 なお、Excel 2007では、名前を付ける際に、名前の有効範囲を選べるようになった。別のシートでも、同じ「shohin」という名前を使いたいときは、「範囲」欄で現在のシート名を選んでおこう(図2、図3)。特に何も指定しなければ名前はブック全体を通して有効になる。

図2 「新しい名前」画面が開いたら、「名前」欄に名前を入力し、「範囲」欄でシート名を選ぶ。これで「shohin」という名前は「PC製品」という現在のシート内でだけ有効になる
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図3 「数式」タブから「名前の管理」を選ぶと、ブックに設定された名前を一覧表示で見られる。ここでは、同じ「shohin」という名前を「オーディオ製品」というシートでも使っている。同一の名前が、それぞれのシート内で別のセル範囲を指す名前として設定されたことが分かる