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 図1のような案内状を毎月出す場合、みなさんはどうしているでしょうか。これはある同好会の月例会案内で、毎月すべての会員に送付するとします。定型的な案内状ですから当然、以前に作ったものを使い回して作るのが賢明ですね。「第29回」と表題を変え、開催日や開催場所などを第29回のものに変更。さらにこの同好会では、最近2カ月の間に入会した新人さんのリストも付けています。図2のような会員名簿があれば、そこからピックアップしてコピー・アンド・ペーストすることでしょう。

図1 案内状の印刷イメージ。開催日や時間、最近の入会者などのデータは自動的に表示される
図2 名簿のデータ。コピー・アンド・ペーストすることなしに案内状で活用しよう

 こうした作業をWordのテンプレート機能で行う方も多いと思いますが、Excelでも似たようなことができます。むしろ、Excelの計算機能を利用した方がスムーズにいくことさえあります。

 例えば先の「新人さんリスト」。図2のような会員名簿から最近2カ月の間に入会した人をピックアップして自動的に案内状に転記できたらこの上なく便利です。図1のシート(印刷プレビュー画面です)ではこの機能を実現しました。詳細は日経パソコンのホームページからこのファイルをダウンロードしてご覧いただくとして、このExcel自動文書作成システムのポイントを解説しましょう。

 このファイルには案内状(図1)や会員名簿(図2)のほかに、月例会の日付や場所などを記載した開催予定表(図3)がそれぞれ別シートとして入っています。そして図4は、これらを基に図1の案内状を作成するコントロールセンターとでもいうべきシートです。毎回修正する必要があるのは一番上のB1セルだけです。ここに例えば「29」と入れると、開催予定シートから第29回月例会の開催日や開催場所などを取り出し、さらに開催日と会員名簿の入会日を比較してその回の新人さんをリストアップします。要するに「29」と入れるだけで案内状がすべて書き換わるわけです。

図3 開催日や時間、会場などはあらかじめ表として用意しておけば間違いが防げる
図4 一番上のB1セルに何回目かを入れれば開催日や会場、時候の挨拶文などが自動的に現れる。本文も基本的に毎回流用するが、書き換えるのも簡単だ

楽になれば間違いは減る

 ワークシート関数を使っているだけで、マクロは使っていません。淡い色が付いているセルは計算式が入っていて自動的に文字が現れるセルです。表引きをするにはVLOOKUP関数を使います。

 挨拶文のセルにも淡い色が付いています。書類の作成日に合わせて、あらかじめ決めたフレーズが出るようにしました。誌面では割愛しましたが時候の挨拶文のシートを作ってあります。9月は「灯火親しむ候、みなさまいかがお過ごしでしょうか」。これが10月だと「朝晩は冷え込みも…」、12月だと「年の瀬も押し詰まり…」と変わります。ここでもVLOOKUP関数を使いました。

 本文は前回の文章をそのまま使ってもいいし、書き換えることもできます。「新人さんリスト」も入会日のデータがある会員名簿さえ最新にしてあれば自動的に表示できます。月例会の前々回の開催日を調べて、それより後に入会した人を表示しているだけです。

 元の会員名簿には住所や生年月日まで入っていますが、案内状に表示する住所は都道府県名だけにしました。年齢は生年月日と会の開催日を基にDATEDIF関数で求めました。

 この「新人さんリスト」、罫線が引いてありますが普通の罫線ではありません。Excelの条件付き書式機能で引いた罫線です。ですから「新人さんリスト」に表示する人数が増減しても、その人数分だけ罫線が自動的に伸び縮みします。

■解説で使用したExcelファイルを以下からダウンロードできます。

 自己解凍形式(77KB)
 Excelファイル形式(140KB)

 うまくダウンロードできない場合は日経パソコン講座ファイルのダウンロード方法をご覧ください。