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 Excelは複数のシート間の計算ができます。複数のシートを連ねて串でブスリと貫くイメージからか「串刺し計算」と呼ばれています。この機能を使って、日計表を入力すれば月次の集計表が自動的にできてしまうワークシートを作成しました。

 問い合わせ窓口に届いた問い合わせ件数を内容やルート別に毎日入力していくと、月ごとの集計ができます。あくまで一例ですので、同じテクニックをみなさんの業務や趣味に合ったシートでご活用ください。

 図1が月次の集計表、図2が日計表です。図1のシートタブを見れば、日計表シートが31日分あることが分かります。すべての表は日付の欄以外は全く同じ作りになっています。分かりやすくするために、データを入力するセルは白くして、計算式などの入ったセルは薄いグレーの色を付けました。もちろん印刷することを考えたらセルへの色の付け方はもっと工夫した方がいいでしょう。

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図1 毎日の数字を日計表に記録していくだけで月次の集計表は串刺し計算で簡単にできあがる。最大31日分を合計するが、計算式は簡単

 「集計」シートには年月を設定する欄を設けました。年月を設定すると「日計表」シートに日付と曜日が現れるようになっています。

「start」と「end」で挟む

 ご承知の通り、Excelでは「=A1+A2」などと、セルのアドレスをそのまま計算式に入れると結果が得られます。これはあくまで同じシート上での数式です。異なるシートから値を引用したい場合はセルアドレスの前に「!」マークを付けて、その前にシート名をくっつけて表します。

 「5」シートにある「B3」セルなら「5!B3」といった具合です。「5」シートと「6」シートにある「B3」セル同士を合計する計算式は「=5!B3+6!B3」となります。ところが、今回のように1カ月分データを合計するとなると、この方法では計算式が長くなりすぎます。そこでSUM関数を応用してみましょう。

 基本的な考え方はワークシート上で多数のセルの合計を求めるのと似ています。シート名を「:」(コロン)でつなぎます。式を図1に示しました。日計表のシートのほかに「start」と「end」という白紙のシートを作成して、その間に置いたシート上のセルを合計する仕組みになっています。シートを追加したり変更した場合でも、とにかく「start」と「end」の間に入れておけば自動的に集計されます。

 日計表についても説明しておきましょう。日付欄は「集計」シートで設定した年と月の値を使って、「1」シートは1日、「20」シートなら20日と表示されるようにしました。シート名を値として取り込んでいます。マクロは使っていません。日計表はシート名を変更すると日付が変わるのでお試しください。

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図2 日計表のシート。関数を使ってシートの名前を取り込んで日付を表示している

 いろんな方法がありますが、今回使った関数は「CELL」「RIGHT」「SUBSTITUTE」「VALUE」の4個です。具体的な数式はファイルをダウンロードしてご覧ください。

■解説で使用したExcelファイルを以下からダウンロードできます。

 自己解凍形式(39KB)
 Excelファイル形式(115KB)

 うまくダウンロードできない場合は日経パソコン講座ファイルのダウンロード方法をご覧ください。