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 旧バージョンのExcelやWordで作成したファイルはOffice 2007で開けるのか?Officeユーザーなら不安になるところだ。心配無用。2007では「互換モード」として開くことができる。

 Word 2002やExcel 2003などの旧バージョンのオフィスソフトで作成したファイルをOffice 2007で開くと、タイトルバーのファイル名の横に「[互換モード]」と表示される。これは旧バージョンで作成したファイルを開いた場合のみに表示され、Office 2007で作成したファイルでは表示されない。下位バージョンのOfficeソフトで開いても作業できるように、互換性を保った形で編集する。

図1 Excel 2002で作成したブックファイルをExcel 2007で開いたところ。タイトルバーのファイル名横に「[互換モード]」と表示されている

 このような互換性機能があるのは、2003までのファイル形式と2007のファイル形式に違いがあるためだ。2003までは、Excelのブックなら「xls」、Wordのドキュメントファイルなら「doc」という拡張子が付くファイル形式だった。しかし2007からは「xlsx」「docx」、マクロを含む場合は「xlsm」「docm」という具合に、これまでと異なる拡張子が付く形式に変わった。そのために互換モードが重要となる。

 互換モードのまま、例えばOffice 2007からの新機能「SmartArt」を使って図を作成した場合、互換モードで保存しようとすると自動的に「互換性チェック」機能が働き、下位バージョンのExcelで開いた場合に正しく表示できない機能についてチェックが行われる。その上で保存を実行すると、2003などで見ることができる図形として表示される。また、Excel 2007では1シートで1,048,576行×16,384列まで使用可能になったが、Excel 2003で開くと、2003で使用可能な256列×65536行以降は削除されるなどの注意点がある。

図2 Excel 2007で新機能の「SmartArt」などを使った場合、互換モードのまま保存しようとすると、このような「互換性チェック」が自動的に行われる。「続行」ボタンを押して保存を実行すると、Excel 2003などで開いた場合、SmartArtの図形群はひとつの図形となって表示される

 下位バージョンのExcelやWordで作成したファイルは、互換モードのまま作業するほかに、2007用のファイルに変換することが可能だ。「Office」ボタン→「変換」を実行する。確認画面を「OK」ボタンで閉じると、自動的に2007形式に変換した形でファイルを開きなおしてくれる。ただしここで注意が必要だ。変換すると旧バージョンのファイルに上書きされてしまう。旧バージョンのファイルも残しておきたい場合は、ファイルの保存画面が出たところで別のフォルダか別のファイル名で保存する必要がある。

図3 互換モードで開いたファイルを2007形式に変更するには、「Office」ボタン→「変換」を選ぶ

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図4 変換処理が実行されると確認画面が出るので、「はい」ボタンを押す

図5 すると、自動的にファイルが2007形式に変換されて開かれる。タイトルバーを見ると、ファイル名の横にはもう「互換モード」はない