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 前回は脇役画像の活用方法を紹介した。今回と次回では少し幅を広げてみよう。画像のみならず、一度文書に入力した情報をトコトン使おうというもの。Wordでの差し込み印刷や、PowerPointでの印刷術にも触れる。

 パソコンやオフィスソフトを単なる“清書道具”で終わらせないためには、ソフトの機能と手持ち情報をうまく組み合わせることが大切だ。特にオフィス文書の場合、WordやExcelに用意されているテンプレートだけに頼っていては、“どこかで見たような”味気ない文書と思われがち。しかし例えば前回のように、会社のロゴを入れるにしても、ヘッダー、フッター、透かしと使い分ける工夫や、ちょっとしたひと手間によって、よくある文書とは“どこか違う”オリジナリティが出てくる。

 そこで今回は、いろいろな情報をうまく組み合わせながら、使いやすくセンスのよい文書に仕上げよう。

 今回は新たにPowerPointでのワザを紹介している。サンプルはWord2003、Excel 2003、PowerPoint2003で作成しており、他のバージョンでの注意事項は個別に述べた。

ページ毎に同じ見出しを

 Excelのワークシートで表を作る際、見出しを付けるのはたいてい1行目/1列目だけだろう。しかしそのまま印刷すると、データ量が多く複数ページにわたる場合は(図1)、2ページ以降に見出しが付かず、表としては見づらい。かといって、改ページ位置を見積もって、その都度見出しを挿入するのはナンセンス。

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 そこで便利なのが「印刷タイトル」だ。「ファイル」→「ページ設定」と選ぶか、「印刷プレビュー」画面で「設定」ボタンをクリックし、「ページ設定」ダイアログボックスを呼び出したら、「シート」タブをクリックしよう(図2)。

 図2で小さなボタンをクリックすると、いったんダイアログボックスは隠れるが、ワークシート上で印刷タイトルにする行/列を選択してボタンをクリックすると(図3)、選択した行/列の範囲が設定され、ダイアログボックスも再表示される。

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 これで、ワークシート上では1カ所しか入力していない情報が、どんなにページ数が増えてもタイトルとして毎ページ必ず印刷されるようになる(図4)。なお、今回は「行のタイトル」を設定したが、「列のタイトル」も同じ要領で操作できる。

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 また、前回紹介したヘッダー/フッターに画像を入れる操作はExcel 2003/2002のみ対象だったが、今回の印刷タイトルはExcel 2000でも利用可能。画像を貼り付けた行/列を印刷タイトルの範囲に含めれば、ヘッダーにロゴ画像を設定するのと同じ効果を得られる。