このファイル、少しサイズが大きいけれど添付しても大丈夫だろうか。この表現は、取引先に対して失礼に当たらないか。――メールを使う上で、こんな迷いを抱く瞬間はないだろうか。メールの世界では、自分では正しいと思う方法が相手にとっては無礼に当たる、ということも珍しくない。パソコンユーザーへのアンケートと、メールの達人への取材を通じて、今どきのメールの作法を探った。
ビジネスツールとしてのメールの存在感は増すばかり。その一方で、利用者が守るべきルールや作法はあいまいなままだ。自分ならではの流儀を通している人が多いのが実情だろう。
その流儀がメールの相手と合致していればよいが、相違したときに悲劇は起こる。受け取ったメールが無礼だと腹を立てたり、逆に他人からおしかりを受けたりした経験がある人も少なくないはずだ。
トラブルなく、上手にメールを使うためには、多くの人にとっての一般的な使い方、いわば“メールの常識”をつかんでおいた方がよい。そこで本誌ではメールの作法に関するアンケート調査を実施し、1065人から回答を得た。そこから分かった最新のメールの常識をここで紹介しよう。
文中では、本誌が2002年に実施した類似の調査の結果との比較も実施している。インターネット環境の変化に応じて、メールの常識がどのように移り変わっているかをご確認いただきたい。
最初でもあいさつは短く
まずは、メールの基本についての質問だ。初めてメールを出す相手への、望ましいあいさつについて聞いた。手紙のように「拝啓 貴社益々～」などと書くべきか、もっと簡潔にするべきか、である。
結果は、簡潔にすべきと答えた人が全体の7割を超えた。この質問には、2002年の調査でもほぼ同じ結果が出ていた。メールは常に簡潔に、という考え方は、もはや普遍的になりつつあると見てよいだろう。
