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 電子メールは今や、ビジネスでも私用でも欠かせないツール。上手に活用すれば、仕事のクオリティーとスピードを高められる。単純にメールソフトを操るテクニックを知るだけでも、メールの処理に要する時間を節約できる。その分、ほかの生産的な仕事にエネルギーを注げるはずだ。ここでは、ビジネスパーソンが最低限身に付けておくべきメールの基礎的な技術や知識について、3回にわたって紹介する。

 第1回目の今回は、Outlook Expressを例に取り、メールの送受信で時間を無駄にしない方法を説明しよう。基本は、「アドレス帳」と「メッセージルール」の徹底活用だ。

アドレス帳は増やしすぎない

 メールアドレスをあらかじめアドレス帳に登録しておけば、メールを送信する際に送り先を素早く入力できる(図1)。ただし、名刺を交換した人や、メールを送受信した相手などを、すべてアドレス帳に登録する必要はないと心得よう。ここでは効率を最優先し、あえて登録数を少なく絞ることを提案したい。メールを送る機会があるかどうか分からない相手まで登録するのは労力の無駄だし、いたずらに登録数を増やしてしまうと、検索性も悪くなるからだ。

図1 メールを送ることが多い相手はアドレス帳に登録しておこう。名前を選択するだけで送り先として指定できるようになる。住所や電話番号なども一緒に管理可能だ

 では、どういうタイミングで登録すべきか。同じプロジェクトに参加しているなど、緊密に連絡を取り合うことが確実な人は登録しておくべきだ。後は、メールを特定の人と何度かやり取りしているな、と気付いた時点で徐々に登録していけばよいだろう。

 既に数多くのアドレスを登録している人は、一度見直した方がよい。会社を退職した人や、別の部署に異動になった人など、現在の仕事と関係ないアドレスが登録されていれば削除してしまおう。個人的につながりがある場合には、別途個人用のアドレス保管場所を検討すべきだ。

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