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 毎日仕事でエクセルを使っていて、計算や書式の設定など同じ操作を繰り返すのが面倒だと思ったことはありませんか?

 例えば、集計表など数式の入ったセルの値を別の表で使うためにコピーしたいという場合。セルをコピーした後に、メニューから「形式を選択して貼り付け」を選ばなくてはなりません。「普通のコピー&貼り付けならショートカットキーでできるのに、値だけを貼り付けたいときはメニューを選ぶのが手間だな」と感じつつ、仕方ないことだとあきらめて手作業でコピー&貼り付けを行っていました。

 また、会議用の資料をエクセルで作成して印刷するというケースはよくあると思います。私は「印刷」を実行した後で、「しまった。最後の1行が2枚目にはみ出してしまった」という失敗をよくやります。そこで1枚の用紙に合わせて自動縮小するように設定して印刷し直すのですが、用紙と時間のムダだと感じていました。

 エクセルには、操作を自動で実行できる「マクロ」という機能があります。しかし私は、「マクロは難しそう」と敬遠していました。以前マクロの入門書を買ったものの、「オブジェクト」「プロージャ」「メソッド」など次々と登場する難しい用語を見て、半分も読まないうちに挫折してしまったからです。

 しかし今回、日経PC21別冊『エクセルマクロ活用バイブル』の編集作業をするうち、「マクロはエクセル上級者だけが手を出す物」という考えを改めました。普段エクセルで仕事をするときにエクセルのすべての機能を使うわけではないのと同じく、マクロだって基本的なコツさえ知っていればよいのだと分かったのです。

 エクセルのマクロは「VBA(Visual Basic for Applications)という言語で記述しますが、自分で1からプログラムを書く必要はありません。操作の内容を記録する「マクロの自動記録」を使えば、簡単にマクロを作れます。自動記録で作られたプログラムは、操作環境が変わっても動作するように、少しだけ手直しが必要です。

 といっても、VBAの基本文型はたった2つしかないので、手直しの作業自体もさほど難しいものではありません。第1の文型は「セルを選択する」のように、「○○を□□する」というもの。もう1つは「選択セルの値を1にする」のように、「○○の△△を□□する」というもの。この2パターンを理解していれば、ほとんど用が足ります。『エクセルマクロ活用バイブル』の記事中で、「エクセルの謎」でお馴染みの田中亨氏は「中学校では英語の5文型を習うが、2文型しかないVBAは、ある意味で英語より単純だ」と言っています。これを読んで、「なるほど!」と目から鱗が落ちる思いでした。

 マクロなんて自分には無理と決めつけていましたが、もっと早く知っていればと後悔しています。今では、セルの値だけをコピーするという操作はマクロを利用してショートカットキーだけで実現できますし、シートを自動的に用紙1枚に収めて印刷プレビューしたいときもボタン一発で可能になりました。私と同じように「操作を繰り返すのは面倒だけど、マクロなんて使えないから…」とお考えの方がいましたら、ぜひ『エクセルマクロ活用バイブル』をご一読ください。