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 メールは今や、重要なビジネスツールの一つ。取引先からメールで質問を受けたり、上司からメールで仕事を依頼されることも珍しくない。こうした重要メールの返信忘れや見逃しだけは、何としても避けたい。

 重要メールは自分の目で見て整理したいという堅実派のあなたには、メールソフトを「ToDoリスト」として活用する術をお勧めしたい(図1)。重要メールは見方を変えれば処理すべき仕事の内容(ToDo:トゥードゥー)そのものなので、それさえ管理できれば仕事に漏れがなくなるという考え方だ。

 まずは、ToDo専用のフォルダーを作成しよう。受信したメールに目を通し、ToDoに該当すると判断したものは、ここに手動で移動する。

 メール以外の手段で依頼された仕事も、“メール化”してここに格納する。例えば会議で直接指示されたら、その内容を備忘録として自分あてにメールで送る。こうすれば、メールソフトですべての作業内容を一元管理できるようになる。

 ToDoフォルダーに入っているメールのうち処理が終わったものは、その場で処理済み(Done:ダン)フォルダーへ移そう。常にToDoフォルダーを未処理の仕事だけにしておくことで、やるべき作業が明確になる。おまけに、ToDoのメールを減らすことで“自分は仕事をこなした”という達成感が得られるメリットもある。

 ToDo以外のメール整理は、できる限り手間をかけないのがポイント。メールマガジン(メルマガ)のように定型的なメールのうち、優先度の高くないものは、自動仕分けルールを使って分類しよう(参照記事)。定型的なメールは件名や送信者が決まっていることが多いので、ルールの作成も容易だし仕分けミスも少ない。

 仕分けルールで別のフォルダーに移動するように設定したメールは、通常の受信トレイに入らない。このため、重要かどうかを目で見て判断する必要のあるメールを減らせる。自動仕分けしたメルマガなどの定型メールは、時間のあるときに目を通せばよい。

 定型的でもなくToDoにも該当しないメールは、受信トレイにためておくかDoneフォルダーに移動。これらとは別のフォルダーを作って移してもよい。これでは細かな分類はできないが、手間を減らすためと割り切ろう。必要なメールを探すときは、デスクトップ検索ソフトを活用すると便利だ(参照記事)。