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件名は分かりやすく、挨拶はほどほどに

 メールは、自分の言葉や各種の情報を伝えるための道具。そのため、相手が内容を理解しやすいように書くのが鉄則だ。特に仕事上のメールは、「すぐに分かる」ように書くことが大切。忙しい相手に対して、内容を一目瞭然にし、中身の重要性や返信の必要性などが即座に判断できるように工夫することが望ましい。

 具体的には、まず“メールの顔”といえる「件名」の書き方に気を配ろう。今回の調査でも、「好ましくない」と思われるメールの第1位として「件名がない」が挙げられた。「件名で用件が分からない」も第5位に入っており、不適切な件名に不満を感じる人は少なくない(総論の図1を参照)。

 仕事でメールを使っていると、受信箱には毎日大量のメールが届く。いちいちメールを開かないと内容が分からないような件名は、忙しい相手にとって迷惑千万。件名が付いていないのは論外だが、「ご連絡」や「お世話になっております」といった件名でも、相手に内容が伝わらない(図1)。「○○会議は○月○日○時に開催します」などと、具体的な内容を盛り込む方が親切だ。

●メールの内容が伝わる件名に
図1 件名はメールの顔のような存在。メールの文面を読まなくても、内容が予想できるように工夫することが大切だ。「お世話になっております」「ご連絡」といった件名は、相手に不親切といえる
図1 件名はメールの顔のような存在。メールの文面を読まなくても、内容が予想できるように工夫することが大切だ。「お世話になっております」「ご連絡」といった件名は、相手に不親切といえる
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 なお、メールを返信し合っているうちに、“返信”を示す「Re:」の文字が件名にたくさん付いてしまうことがある。こうした文字をどうするかを聞いたところ、「件名には手を加えずに返信する」が28.6%で、「『Re:』を1つだけ残して返信する」と回答した人が41.9%と最も多かった(図2)。元の件名には手を加えず、かつ「Re:」の文字を最低1つは残すことで、どのメールに対する返信のやり取りかが分かるように配慮する人が多いようだ。

●件名に付いた「Re:Re:Re:…」は不要?
図2 メールをやり取りするうちに、件名の先頭に「Re:」がたくさん並んだときどうするかを聞いた。返信であることが分かるよう「Re:」を1つだけ残すという回答が最も多かった。新たな件名に付け直すのは少数派のようだ
図2 メールをやり取りするうちに、件名の先頭に「Re:」がたくさん並んだときどうするかを聞いた。返信であることが分かるよう「Re:」を1つだけ残すという回答が最も多かった。新たな件名に付け直すのは少数派のようだ
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