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 メーリングリストを用意することでコミュニケーションを円滑に進めるハックを紹介しましたが、ここで重要となるのは、どのような情報を共有すべきかということ。慣れてくると、メーリングリストで議論をしたり、ちょっとした雑談も交わされたりしますが、最初のうちは、「誰が何を言うんだろう?」という、ちょっと様子見の状態となってしまうことがあります。

 そこで、最初のうちは議事録を流すようにする。それも、会議が終わった直後に流すんです。会議の内容を同時にPCへ入力していき、打合せの終了の合図とともにメール送信!会議の内容が全員に届くので、確認になりますし、次までにやっておくべき「宿題」も共有されます。

 また、全員が参加しない小会議の内容も、議事録にして流すことで、参加しなかったメンバーにも情報が伝わります。この効果は絶大で、それまで「情報を共有できないから全員集まって会議をしないと……」なんていう非生産的な会議のやり方が激変。「どうせメーリングリストで情報共有できるから、今いるメンバーで決められるところだけでも決めよう」という、進められるところから進めていくようなスピード感ある会議へと変貌します。

 これが当たり前になっていくと、議事録を作って、情報を共有するために会議をするようになります。つまり、よくある悪い会議の典型ですが「会議を開くことが目的」ではなくなり、「そこで結論を出すことが目的」となるのです。このスピード感が身についてくると、立ち話で打合せをして、ぱっと結論を導き出し、すぐにメーリングリストに流して共有する、という速度でものごとが進んでいくようになります。議事録をメーリングリストですぐ流す。この行動パターンを組織の中で習慣化するだけで、組織の行動スピードと行動様式が変わるんです。

 やってみると分かりますが、内容のない会議をしていると、何時間も費やしたのに数行の議事録しか残らない、ということも起こりえます。メーリングリストは、そうした非生産的な会議を白昼の下にさらす効果があるのです。誰だって「ダラダラ会議をやって働いていないな」なんて思われたくない。メーリングリストによる共有は、そうした「働いていることを見せたい」という人の根源的な気持ちをベースにしているので、うまくいくのです。