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 前回ご紹介したSugerSyncを利用すると、瞬時に手間をかけずに複数のPC間でファイルを共有することができます。この仕組みを導入したあと、僕はある大きな決断をしました。それが、書類のスキャン保存です。

 書類のスキャン保存、すなわち書類を紙のまま保存するのではなくスキャナーでデジタルデータへと変換して保存すること。これまでももちろん、この方法を幾度となくトライしました。しかしその都度、大きな挫折を体験しました。そのもっとも大きな原因が、スキャンしたデータの受け渡しの問題でした。

 例えば、会社のPCで膨大な書類をスキャンしたとします。そのデータは当然、会社のPCの中に保管されます。そうすると、家で作業をしたいときに参照できなくなり、結局、「紙で持ち歩いたほうがよい」という状況になっていました。

 また、家のPCでもスキャンするようになると事態はさらに複雑になります。会社のPCと家のPCに分かれて書類が保存されているため、どの書類がどのPCに入っているのか分からなくなってしまうのです。こうして書類が何度か迷子になって、ギブアップしてしまいました。

 ところがSugarSyncを使うことによってこの問題がすっきり解決します。

 まず、スキャナー画像の保存先をSugerSyncが生成するMagic Briefcaseのフォルダーに保存するように設定します。このMagic Briefcaseは、フォルダー内の内容を自動的に登録されたPCへと同期する仕組みになっており、会社のPCでスキャンしたデータをそのフォルダーに保存することで、家のPCにも自動的に保存されるのです。家のPCでスキャンした場合も同様で、Magic Briefcaseに保存さえしておけば、その書類はどこでも参照可能になるのです。

 この書類データを参照できるのは自分のPCに限りません。他人のPCからでも、SugerSyncのサイトからログインすることで、ブラウザー上で閲覧することもできます。また、iPhoneでも閲覧できるので、打合せの際に急に確認が必要になった場合でも、すぐに対処できます。

 こうなってくると紙で保存している以上の利便性が生まれてきます。欠点は、紙ほどの一覧性がないことだけで、それさえ我慢すれば、整理しにくい紙の書類がさらさらと片付いていきます。

 ちなみにスキャナーでオススメなのは「ScanSnap S510」。両面をワンボタンで複数枚をどんどんスキャンできる快感は、最高です。打ち合わせが終わるたびに書類をスキャン。どんどん書類を処分できる快感に酔いしれています。

PCの横に鎮座するScanSnap。スキャンボタンひとつでスキャンできる手軽さがいい
PCの横に鎮座するScanSnap。スキャンボタンひとつでスキャンできる手軽さがいい