PR

 今日は、日々の業務の中で得た“気づき”をみなさんにご紹介したいと思います。

 日頃、会社で作業をしつつも、作業の進み具合によっては帰宅してから仕事をする方は少なくないと思います。私もその一人。で、その際に困るのが自宅と会社のパソコン間でのデータの同期。さらにサーバーとの同期です。

 私のスタイルとして、仕掛かり中だったり作業済みの原稿(テキストと画像やExcelファイルなど)は、編集部のサーバーに格納することにしています。

 これには2つ理由があります。

 まずは、私が仮に風邪などを引いて会社に来られないとき、他の編集部員に作業をしてもらえること。実際、デリケートだからなのか(笑)、お恥ずかしながらよく風邪を引きます。そうした際に「サーバーのYフォルダーにありますよ」と伝えれば済みます。画像を使うことが少なくないので、メールに添付できる容量を超えてしまい、送ったつもりが送れなかったということもありません。

 もう一つ、(実は次の事の方が重要だったりするのですが、)編集部のプチIT管理者がサーバーのデータをバックアップしてくれているので、バックアップのことをあまり考えずに済むという大きなメリットがあります。

 ただし、サーバーに管理しているだけですと、会社のネットワークにつながっていないとファイルを使えません。現実には、会社で使っているノートパソコンを社外で利用する必要性に迫られることがあります。そこで、私はWindows Vistaの「オフライン ファイル」という機能を利用していました。サーバーにあるファイルを、パソコンでキャッシュ。会社のネットワークにつながっていない状態でもサーバー上のファイルを使える使えるようにする機能です。「利用していました」、と過去形になっている理由は後述します。

 ……さて、自宅のパソコンで作業するためにデータを持ち帰る時。これまで私はメールで自宅に送るようにしていました。USBメモリーに必要なデータを取り込んで持ち帰ればいいのですが、物忘れが最近になって激しい私。会社を出るときにUSBメモリーをパソコンに突き刺したまま帰ってしまうする可能性が多分にあります。自宅に帰る途中で落としてしまうなんてことも考えられます。私にとってはあまりスマートな方法とは言えません。メールで送れない容量のファイルを持ち運ばざる得ないときを除いてUSBメモリーでデータは持ち運びません。

 しかし、自宅での作業が終わったら、もう一度会社にファイルを送信しなくてはなりませんし、それを会社に着いたらサーバーにも格納しなくてはいけません。2度手間、3度手間になってしまうわけです。USBメモリーで自宅に持ち帰る場合も状況はメールと対して変わりません。

 要するに、私が社内作業の際に必要とする要件は
(1)サーバーにデータを保存しておきたい!
(2)それをオフライン状態でも使いたい!
(3)さらに、自宅で作業することもあるが、会社のデータと同期するのは簡単にしたい!
 なのですが、(3)の「壁」をこれまでなかなか超えられなかったのです。