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 皆さんは、会議の議事録をどのようにまとめていますか。会議中に取ったメモをもとに、ワープロできちんと清書して参加者にメールを送る――。そんな方法を取っている方が、多いのではないでしょうか。

 私は不精者なのでワープロで清書をしません。メモを取ったノートを切り取り、それを卓上型のスキャナー(PFUのScanSnap)で読み取ってPDFに変換、そのまま参加者にメールします。ノートはコクヨのB5サイズ(型番=ス-10AN)を使用。これにはミシン目が入っているので、簡単に切り取りができます。切り取ったページをスキャナーにセットしたら、あとは読み取りボタンを押すだけ。自動変換されたPDFファイルを、メールで参加者に一斉送信します。

 重要なのはメモの取り方。この方法だと、会議中の速記がそのまま議事録になるので、第三者にもわかるように要領よくまとめなくてはなりません。会議中に話が脱線したら、それは一切無視。大事なことだけを簡潔に記述します。私の場合、3色ボールペンを使用し、決定事項は赤で、検討課題は青で書き分けます。また、会議中に疑問点が生じたら、発言者に質問してその場で解決。「後で聞けばよい」と思ったら最後、そのまま疑問を放置してしまうのがオチです。

 こうしてまとめた議事録は、できれば当日、遅くとも翌日に送るのがポイント。会議で決まったことを行動に移すには、スピードこそ命。配布が遅くなると、参加者の記憶も薄れ、会議そのものが過去の出来事になるからです。その意味でも、議事録の清書に何日間も費やすのは感心しません。

 管理職のなかには、部下が作成した議事録に細かい修正を求める人もいますが、これもナンセンス。そもそも議事録作成はとても後ろ向きな仕事で、1円の利益も生み出しません。備忘録の役目を果たせば十分なはずです。そんなに議事録にこだわるなら、部下に任せず管理職当人がやるべきでしょう。若手社員に訓練の一環と称して議事録を作成させる――。これはもう過去の遺物だと思います。