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 iPhone OS 3.0のリリースが1週間後に迫っているとみられる。ようやくカット・アンド・ペーストができるようになリ、iPhoneだけでできる情報整理が飛躍的に楽になるはずだ。しかし、どんな形で資料を保管するのが最も効果的で持続性が高いのか? それは頭の痛い問題だ。

紙の物理的保管では地球は救えない

 (これまで)最も手軽で確実、一般的に受け入れられていた紙資料の物理的保管。安全な場所に保管してあれば、確かに安心だろうが、場所は取るは、しまい込んだが最後、インデックス付きにしてあったとしても必要な情報にたどり着くのが大変だ。狭い事務所スペースは「死蔵された紙」の山で身動きが取れなくなる。これを前提に物事を進めて行くと、有効利用されない紙のゴミ資源が増えるだけ。

 必要な時にサッと参照できない資料はしっかりと保管されていたとしても、無いものと同じ。持続可能な社会を目指すならこれは何とかしなくてはならない。

 そこで、ドキュメントスキャナーの出番だ。このコラムでも何度か取り上げてきたが、「ScanSnap」などのドキュメントスキャナーを使うと棚を占領していた紙の山や雑誌をきれいさっぱり一掃することができる。単行本や書籍類、美しい写真・イラストを満載した豪華本は難しいが、多くはデジタル化できる。

 しかし、問題は、資料に掲載されている内容をいかにしてあとから探し出せるようにするかだ。ScanSnapの読み取りソフトには文字認識してくれるソフトが付いているから、これで文字情報を同時に内包させて保管してやれば、パソコンで検索可能になる。

 ただし、それが認識率100%でないのがつらいところ。特に文中に出てくるWebページのアドレス(URL)や縦書きになっている部分などは認識率が低い。URLは部分的に全角になっていたり、アンダーバー「_」が「。」になったり。また、PDFに埋め込まれたURLはクリッカブルにすることができるのだが、OCRを通してもそうならないことが多く、機動性に欠けてしまう。