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 ドキュメントスキャナーを使って書類をデジタル化することで、僕の事務所には、紙の書類がほとんどなくなっている。今使っている資料はもちろんストックされているのだが、仕事を終えるとシュレッダーにかけて捨ててしまう。保存するべき資料はドキュメントスキャナーで取り込んでいるのだ。紙のデジタル化を導入してから、もう10年近くたつのだが、その効果は圧倒的で、何より置き場所を取らないのがうれしい。「これは重要だ」と思った書類も、実際にはほとんど見返すことがない。まれに一部を確認する必要に迫られるのだが、そうなると今度は紙の山と格闘して探さなければならない。効率が悪いことこのえうない。

 これまでも書類をPDFにしてきたのだが、「Evernote」とiPhoneを使うことによって、さらに利便性が増した。早い話が、PDFで取り込んだ書類がいつでもどこでも見られるのだ。

 いわゆる“仕事術”が好きな人は、ドキュメントスキャナーを持っている方が多いだろう。とても便利なので、ぜひ紹介する活用法を試していただきたい。また、これからドキュメントスキャナーを購入する人も、案外敷居は高くない。今回利用した「ScanSnap S1300」(富士通)は、安価なショップでは2万円台前半で買える。

 注意してほしいのは、Evernoteのアカウントだ。無料会員だと、月40MBまでの転送しかできず、大量の書類をアップロードするには向かない。試しに使ってよいと感じたら、プレミアム会員に加入して、アップロード容量を500MBに増やしておくとよいだろう。ちなみに、料金は年間45ドルだが、円高のタイミングで申し込むと割安だ。

今回利用した「ScanSnap S1300」は、WindowsとMacに両対応する。
今回利用した「ScanSnap S1300」は、WindowsとMacに両対応する。
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机の上で場所を取らないコンパクトなサイズだが、使うときには、折りたたんでいたトレーを引き出してこんなスタイルになる。
机の上で場所を取らないコンパクトなサイズだが、使うときには、折りたたんでいたトレーを引き出してこんなスタイルになる。
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