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 みなさんは、AndroidタブレットやiPad 2といったタブレット端末をお持ちだろうか。何を隠そう筆者はタブレット端末を仕事に活用している。といっても、最近始めたばかりなのだが。スマートフォンも持っているので、それで済ませられる作業はもちろんある。ただ、スマートフォンよりも画面が広く、視認性が高いことから、タブレット端末を活用するシーンは少なくない。

 ここでは、筆者の活用方法を紹介してみよう。ただし、決して超最先端という使い方ではないし、残念ながらタブレット端末とアプリ(サービス)を十分に使いこなしているとも言い切れない。また、紹介する内容は、読者の勤務先のポリシーなどによってはできないかもしれない。こうした点を踏まえて読んでいただければ幸いである。

文書管理にはまる

写真1●筆者のEvernote環境
写真1●筆者のEvernote環境
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写真2●手書きメモ
写真2●手書きメモ
切り取るためのミシン目の入ったノートを使うと、切り取ってドキュメントスキャナーに読み取らせるのが容易だ。
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写真3●切り取ったメモを、ドキュメントスキャナーで読み込む
写真3●切り取ったメモを、ドキュメントスキャナーで読み込む
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 一番利用頻度が高いという意味では、メールとWebの閲覧なのだが、今、はまっているのが会議文書などの管理である。使っているのは、オンラインメモサービス「Evernote」の有料版と、ドキュメントスキャナーだ。

 筆者は今年に入って、週に10件程度の会議や打ち合わせが入るようになった。その際に配布される紙の資料がかさばってしかたがない。Evernoteとドキュメントスキャナーを使い始めるまでは、バインダーが10個近くもあり、机の上の棚の4分の1のエリアを占拠していた。ひどいときには、机が資料の山になり、どこに何の資料があるのか分からなくなる始末。加えて、ノートに書き取ったメモの所在も分からなくなったりしていた。こんなときは、記憶力が落ちていることを痛感してしまう。

 そこで最近は、会議が終わるとドキュメントスキャナーで紙の資料やノートに取ったメモをスキャンして、Evernoteに保存している(写真1)。こうしておけば、会議や外出先でも、過去の資料を参照するのが容易である。紙のように場所も取らない。しかもEvernoteは、アップロードしたPDFファイルや画像中の文字で検索できる機能がある。たくさんの文書の中から必要な書類を割と簡単に探し出せる。手書きメモでも、それなりに丁寧に書けば、文字を認識してくれる。資料が探しやすく、便利である。スマートフォンでも見られるが、A4文書やExcelファイルなどは画面が広い方が見やすいので、タブレット端末を使うことの方が多い。

 ちなみに、手書きメモをドキュメントスキャナーで読み取るために、ミシン目の入っているノートを使うと、スキャンするのが楽になるのでお薦めだ(写真2写真3)。