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直井研究員(以下直井):所長~。○○研修会社の秋山さん、またですよ。

平野所長(以下平野):またって何が?

直井:私が送ったメール、見つからないらしいです。2013年の研修スケジュールを調整するためにメールでやり取りしているんですが、先日私の送ったメールが見つからないそうです。

平野:以前も似たようなことがあったね。

直井:はい。あのときもメールを再送してしばらくしてから「やっぱりありました!」って連絡がきました。メールを受信して「後で返信しよう」と思って時間が経つと、メールがどこにいったか分からなくなってしまうそうです。

平野:メールの受信数が多いのかな?

直井:伺ってみたところ、1日に20通程度らしいです。ですから、処理できない数ではないと思います。でも、メールボックスの中に未読のメールが1000通くらいあるそうです。開封して読んで「後で返信しよう」と思ったものは未読状態に戻して、未処理だと分かるようにしているっておっしゃっていました。

平野:処理が必要なメールを未読にしておくのは、メールでタスク管理をする上で有効な方法だ(関連記事)。だが、未読がそんなに多いと混乱しそうだね。未読メールには、“処理しなければならないメール”と“読むだけでよいメール”、“読む必要もないメール”があるが、これらをうまく整理できていないようだ。

直井:秋山さんのメールボックスを見たことがないので何とも言えませんが、「メールが見つかりません」「再送してください」と言われることが多いので、ちょっと心配です。

平野:メールの整理整頓は日頃からやっていれば問題ない。でも、なかなか時間が取れずに今日まできている人は多いだろう。未読メールが1000通というのも珍しい話ではない。

 混沌としたメールボックスがメール処理の効率を落とし、仕事の生産性を低下させているんだよ。普段から整理整頓ができているのがベストだけど、できていないならば是非、年末はメールの大掃除をしてほしい。

直井:メールボックスを見ると、その人の仕事の進め方が分かるということですね。メールボックスがあふれている人は、今年のメールは今年のうちに処理したほうが、気持ち良く年越しできますね。

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