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直井研究員(以下直井):所長! 4月はすぐそこ。新入社員が入社してきます。学生気分が抜けきらない人もいるかな? まだ、仕事でメールを使ったことのない新人さんたちに、ビジネスメールに必須の基礎スキルを教えるとしたら、何を伝えますか? 新入社員指導月間シリーズの最終回なので、ビシッとお願いします!

平野所長(以下平野):そうだな。まとめると3つあるよ。題して「ビジネスメールの鉄則3カ条」だ。

直井:ぜひ教えてください!

平野:「その1、メールの向き、不向きを知り」

直井:その1、メールの向き、不向きを知り!

平野:いや、直井さん、繰り返さなくてもいいよ(笑)。続いて、「その2、基本構成にのっとって読みやすく分かりやすく」「その3、配慮を忘れずに」だ。もちろん、直井さんは分かるよね? 説明してもらおうかな。

直井:え~? 説明ですか?

平野:ほら、早くしないと次のページになっちゃうよ。早く説明をして。

直井:「その1、メールの向き、不向きを知り」は、そうですねぇ、メールは便利だけど万能ではないので「どんなときもメールでOK!」というわけではないよってことです。コミュニケーションの目的や相手がどんな人か、自分と相手がどんな関係にあるか、そして置かれている状況によって、メールが向いている場合もあればそうでない場合もあります。そこをしっかりと押さえてメールを使わないと、誤解を招いたり人間関係にヒビが入ったりします。

平野:パーフェクト! 直井さん、しっかり説明できているね。

直井:ありがとうございます。

平野:最近、講演する機会が増えてきたから、さては勉強しているね。

直井:はい。寝ても覚めてもメールのことを考えています。