PR

直井研究員(以下:直井):所長、営業担当者として、押さえておきたいメールのコツを教えてください!っていう質問がきていますよ。私も聞きたいです。

平野所長(以下:平野):先日、営業担当者は、たとえ顧客の反応が薄くても、諦めずにメールを送り続けようって話をしたね(「顧客とのコミュニケーションはどう取ればいい?営業のためのメール心得」を参照)。

直井:はい。顧客が、こちらを向いていなかったり、信頼関係が構築できていなかったりして、ときに返事がこなくて不安に感じたり、「もしかして、メールを送るのは迷惑かな?」と送らない理由を探してメールを送ることをやめてしまうことがあります。

平野:そうだね。でも、どんな状況であっても、顧客に合ったコミュニケーションは何かを考え、コミュニケーションを取ろうと働きかけ続けることが営業担当者の役割だと話した。コミュニケーションをやめたら、そこで営業活動は終了だからね。

直井:営業活動が終了にならないようにするために、メールでできることって何かありますか?

平野:そうだな。間をあけずにコミュニケーションを取ることがポイントだから、例えば、次につながるお礼メールを送るとかね。お礼は、さまざまなシチュエーションで発生する行為だから、コミュニケーションを続けるきっかけとして取り組みやすいはずだ。

電話をかけた際も、電話を切って終わりにせず、その後にメールを送ると、コミュニケーションの舞台を電話からメールに移せることも珍しくない。時間をいただいたことのお礼と、電話で話をした内容や何らかの宿題があれば、いつまでに対応すると明記する。その1通があることで、電話で話をしたことの記録が残り、次のメールも送りやすくなる。場合によっては、そのメールに返事が届いて、コミュニケーションが活発になるかもしれない。

直井:電話で話をしたことを、簡単でもよいのでまとめてメールをいただけると、備忘録としても助かります。

平野:メールを読めば、一連のコミュニケーションが確認できるからね。自分のメールボックスを検索するだけで、どんなやり取りがあったのかも把握できる。本当に便利だ。

直井:お互いにとってメリットがありますね。ただ、それができるのは、メールアドレスを知っている相手に限られると思うのですが。