2回にわたってChromebookを試用して、ブラウザーだけでも案外いろいろなことがやれるものだなあと実感した。正確にいえば、「ブラウザー＋ネット環境＋クラウド」で、このうちのどれが欠けてもいけない。
特に重要なのはクラウド環境で、ネット回線の向こう側にアプリケーションや作ったデータ文章を保存する場所がある。
Googleドキュメントは文書を作るためのWebアプリだが、その結果はリアルタイムにGoogleドライブに保存しているファイルに反映される。
データを共有しよう
データがオンラインにあることのメリットはいくつでも数えられるが、一番便利なのは他人と共有できるところだろう。
いちいちメールにデータを添付しなくても、URLだけ取得して、メールに貼り付けておけば、ひとつのデータをグループで共有し、編集までできる。赤字を入れてもらうときなどにとても重宝する機能だ。
注意しなければいけないのは、共有のレベルである。Googleドキュメントの共有には以下のレベルがある。
・オン-Web上で一般公開
・オン-リンクを知っている全員
・オフ-特定のユーザー
一番セキュリティが固いのは三番目の「オフ」で、この状態にすると、共有の招待状を送った人しか見ることができない。仕事でデータを共有する場合はこのモードで使いたい。
一番使いやすいのは二番目のリンクを知っている人なら誰でもアクセスできるモード。セキュリティは高くないが、アクセスできないなどのトラブルが生じにくい。Googleアカウントにログインする必要もないので、相手がGoogleアカウントを持っていなくても大丈夫。
一番目の一般公開は、Googleドキュメントで作ったファイルをブログ的に使いたい場合に有効。TwitterやFacebookにURLを投稿すれば、集客も可能だ。
さて、共有のレベルの次に気をつける事項は、権限である。アクセスするメンバーにどこまでの編集を許すかで、これにも3つのレベルがある。
・編集者
・コメント可
・閲覧者
編集者はファイルを作った本人と同じレベルで編集が可能。コメント可は、本文をいじることはできないが、コメントを書き込める。閲覧者はただ見るだけ。デフォルトでは「閲覧者」の権限になっているので、ここで問題が生じることも多い。相手と共同作業をしたい場合には、権限を「編集者」にしておく必要がある。
ここまで済めば、あとは招待者にメールを送信するだけだ。メールの送信は、「他のユーザーと共有」ウインドウで行ってもいいし、GmailにURLを貼り付けてもいい。すでにGmailにグループを作っている場合は、グループ名も利用できる。
