PR

 一目で用件が把握できないメール、異様に大きい添付ファイル、あるいは「帰宅時に終了と間違えて再起動してしまった」など、パソコンを使っていると腹が立つことがしばしば。メールを送ってきた相手に対してであったり、パソコン自体の挙動であったり……。本特集では、そんなイライラを解消するヒントを紹介しよう。自分のイライラを解消するだけでなく、相手をイライラさせないようなマナーを身に付けることが肝心だ。

「件名:よろしくお願い」症候群

 自分がやられて頭にくることは人にやらない──これはパソコンに限らずマナーの基本だが、会社の場合、下手をすると「仕事ができないヤツ」と思われるから注意が必要だ。まずはメールの作法から見ていこう。

相手の受信トレイを念頭に

 メールを出す際に大事なのは「受け取る相手の身になって考えること」だ。何十、何百というメールが届く多忙なビジネスパーソンの受信トレイを想像してみよう。迷惑メールも少なくない昨今、通常のビジネスメールでさえ、何十行もある本文は読む気がしない。用件は手短に。長いならサマリーを添える。スクロールしないで内容が分かるのが理想だ。

 さらに言えば、送信者と件名だけ見て大まかな内容が分かるのがベスト。今すぐじっくり読むべきか、後で読めばいいようなものか、すぐに判断できないメールは困る。

 最悪なのは「よろしくお願いします」「教えてください」といった件名。何をよろしくなのか書いていない(図1)。多忙な相手の立場で考えるなら「【商品の質問】HDD160UXの対応OSを教えてください」などと、件名だけで内容を把握できるようにすべきだ。どれくらい具体的に書くかは相手にもよるが、注意したいのは取引先への“はじめましてメール”。件名は相手の第一印象を左右するからおろそかにできない。

図1 送信者と件名だけ見て大まかな内容を把握できるメールがベスト。件名として望ましい例と悪い例をペアにして示した。「よろしくお願い」「例の件」「○○のお知らせ」はタブー。すぐに内容が分からないばかりか、後で過去のメールを探すときにも困る
図1 送信者と件名だけ見て大まかな内容を把握できるメールがベスト。件名として望ましい例と悪い例をペアにして示した。「よろしくお願い」「例の件」「○○のお知らせ」はタブー。すぐに内容が分からないばかりか、後で過去のメールを探すときにも困る
[画像のクリックで拡大表示]

 いいかげんな件名で一番困るのは、後でメールを探すときだ。受信トレイの送信者と件名で「これだっ!」と分からない「よろしくお願い」系は困る。また、一覧性に配慮する場合、送信者の名称も重要だ。日本人相手なら名称は日本語で。具体的な設定方法はこちらで解説する。