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捨てるも整理も「ルール設定」が鍵

 メールの整理でキーとなるのがルール作りだ。 Outlook Express(以下OE)など、多くのメールソフトには、受信したメールを自動で振り分ける機能が備わっている。OEの場合は「メールルール」。この機能をうまく使って、不要なメールはごみ箱へ捨て、必要なメールはすぐに読めるようにフォルダーを作って分類するなど、自動で整理整頓するように設定しておこう。

迷惑メールよサヨウナラ

 メールの整理に欠かせないのが迷惑メールの削除だ。メールルールを使って自動で処理するのが得策。まずは迷惑メールの「ルール」を見つけ、それを元に自動で削除するようにしよう。

 ルールを見つけるには、メールを「送信者」や「件名」で並べ替えてみる(図1)。同じメールアドレスで届くものや、同じ件名のものがあるなら、アドレスや件名をキーワードにメールルールを作って自動処理。例えば、アドレスが特定できれば、「送信者を禁止する」機能を使うのが手っ取り早い(図2)。一度設定しても、設定を解除することが可能だ(図3)。

図1 「受信日」順に並ぶメールを「送信者」順に並べ替える。こうすると同じアドレスから送られる迷惑メールを見つけやすくなる。「送信者」欄をクリック
図1 「受信日」順に並ぶメールを「送信者」順に並べ替える。こうすると同じアドレスから送られる迷惑メールを見つけやすくなる。「送信者」欄をクリック
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図2 迷惑メールを選択してから「メッセージ」メニューの「送信者を禁止する」を選ぶ。確認画面が出るので「OK」ボタンを押す
図2 迷惑メールを選択してから「メッセージ」メニューの「送信者を禁止する」を選ぶ。確認画面が出るので「OK」ボタンを押す
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図3 「ツール」メニューから「メッセージルール」の「禁止された送信者の一覧」を選ぶ。「メッセージルール」画面の「禁止された送信者」タブが表示される。登録したアドレスを選択して「削除」
図3 「ツール」メニューから「メッセージルール」の「禁止された送信者の一覧」を選ぶ。「メッセージルール」画面の「禁止された送信者」タブが表示される。登録したアドレスを選択して「削除」
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