捨てるも整理も「ルール設定」が鍵
メールの整理でキーとなるのがルール作りだ。 Outlook Express(以下OE)など、多くのメールソフトには、受信したメールを自動で振り分ける機能が備わっている。OEの場合は「メールルール」。この機能をうまく使って、不要なメールはごみ箱へ捨て、必要なメールはすぐに読めるようにフォルダーを作って分類するなど、自動で整理整頓するように設定しておこう。
迷惑メールよサヨウナラ
メールの整理に欠かせないのが迷惑メールの削除だ。メールルールを使って自動で処理するのが得策。まずは迷惑メールの「ルール」を見つけ、それを元に自動で削除するようにしよう。
ルールを見つけるには、メールを「送信者」や「件名」で並べ替えてみる(図1)。同じメールアドレスで届くものや、同じ件名のものがあるなら、アドレスや件名をキーワードにメールルールを作って自動処理。例えば、アドレスが特定できれば、「送信者を禁止する」機能を使うのが手っ取り早い(図2)。一度設定しても、設定を解除することが可能だ(図3)。