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 Excelで、蔵書録やCDの一覧表を作成している人は多いのではないでしょうか?ただ、Excelの初期設定は日本語を入力できない状態なので、入力する項目が変わるたびに、日本語入力をオンにしたりオフにしたりする必要があります(図1)。これは面倒ですね。そこで、入力する項目に合わせて自動でオン/オフが切り替わるように設定しましょう。

【「整理番号」と「価格」は半角数字、「書名」と「出版社」は日本語で入力したい】
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図1 整理番号と価格の列は半角の数字で、書名と出版社は日本語ですぐ入力できるように、自動で日本語入力のオン/オフを切り替えたい。

 まず、日本語で入力する列を選び、「データの入力規則」画面を開いて「日本語入力」で「オン」を選びます(図2、図3)。日本語を入力しない列は、同じ要領で「オフ」に設定します。これで、日本語入力のオン/オフが自動で切り替わります(図4)。

図2 日本語入力をオンにしたい列をドラグし(1)、「データ」(2)→「入力規則」とクリック(3)。
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図3 「データの入力規則」の画面で、「日本語入力」をクリック(1)。「日本語入力」欄で「∨」→「オン」とクリックし(2)、「OK」をクリック(3)。

【見事に解決!】
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図4 図2、図3で日本語入力をオンに設定した列のセルをクリックすると、自動的に日本語入力がオンになる。

どんな情報を入力すればいいか“お知らせ”

 一覧表の作成では、ほかの人に入力作業をお願いすることがあります。このとき、どんな情報を入力すればいいかがわかると、入力を頼まれた人は作業しやすくなります。「入力規則」を使うと、セルを選んだときにメッセージを表示することもできます。図3の「データの入力規則」画面で、「入力時メッセージ」をクリック(1)。「セルの選択時にメッセージを表示する」左にあるチェックを確認し(2)、次に「メッセージ」に適切なコメントを入れ(3)、「OK」をクリック(4)。これで、セルをクリックすると、メッセージが表示されます(5)。