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 以前の文書をひな型として残しておく場合は、作った文書を「ファイル」→「名前を付けて保存」で別のファイルとして保存しないといけません。というのも、誤って「上書き保存」を選ぶと、ひな型の文書が上書きされて、以前の文書が消えてしまうからです(図1)。失敗を防ぐには、文書が自動でバックアップされる設定にしておくことをお勧めします。WordやExcelには、上書き保存するときに一つ前の段階のファイルを自動的にバックアップする機能があるのです。

ひな型の中身が書き変わってしまった

図1 ひな型の文書(ここでは、Word文書の「お知らせ」)を上書きしてしまい、以前の内容が消えてしまった。元通りに修正するのは手間がかかる。以後、こんな失敗を防ぎたい。
図1 ひな型の文書(ここでは、Word文書の「お知らせ」)を上書きしてしまい、以前の内容が消えてしまった。元通りに修正するのは手間がかかる。以後、こんな失敗を防ぎたい。

 Wordの場合、「オプション」画面の「保存」を開き(図2)、「バックアップファイルを作成する」にチェックを付けます。これで、上書き保存するたびにバックアップファイルが作成されます(図3)。Excelでも自動バックアップができます。[注]

[注]Excelの場合は手順が異なります。「名前を付けて保存」の画面で、「ツール」→「全般オプション」とクリック。現れた画面で「バックアップファイルを作成する」にチェックを付けます。これで、上書き保存時にバックアップファイルが作られます。


ファイルの自動バックアップで防ぐ

図2 Wordの場合、「ツール」→「オプション」とクリック。この画面で、「保存」(1)。「バックアップファイルを作成する」にチェックを付け(2)、「OK」をクリック。これで設定完了。[注]
図2 Wordの場合、「ツール」→「オプション」とクリック。この画面で、「保存」(1)。「バックアップファイルを作成する」にチェックを付け(2)、「OK」をクリック。これで設定完了。[注]

図3 設定後は上書き保存すると、「お知らせ」のほかに「バックアップ~お知らせ」というファイルができる。以前の状態に戻すときはこのファイルを開き(1)、「名前を付けて保存」を選ぶ(2)。ほかの名前に変更しよう(3)。
図3 設定後は上書き保存すると、「お知らせ」のほかに「バックアップ~お知らせ」というファイルができる。以前の状態に戻すときはこのファイルを開き(1)、「名前を付けて保存」を選ぶ(2)。ほかの名前に変更しよう(3)。

 なお、Vistaの「ビジネス」と「アルティメット」には、「シャドーコピー」という機能があります。これは、ファイルを上書き保存するときなどに、以前の内容を特別な領域に自動で保存しておく機能。必要になったら、日付を手がかりに、過去にさかのぼって復元できます(図4)。

(協力:マイクロソフトコンシューマサポート部 山口 森氏)

「シャドーコピー」で復元

図4 目的のファイルを右クリックし、「~の復元」をクリックすると、この画面が出る。「以前のバージョン」(1)。「更新日時」を見てポイントを選択(2)。「復元」(3)。これで元に戻せる。
図4 目的のファイルを右クリックし、「~の復元」をクリックすると、この画面が出る。「以前のバージョン」(1)。「更新日時」を見てポイントを選択(2)。「復元」(3)。これで元に戻せる。