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(1) 会社のアドレスは自分のものじゃない

 入社すると、社員証と名刺がそれぞれの社員に配られるように、メールアドレスも各個人のものが付与される。しかしこのアドレス、個人のものだが、あなたのものではない。会社が業務のために発行したものだから、業務に関係ない利用は基本的にNGだ。

 学生時代のケータイメールのようなやりとりはもってのほか。就業規則などで私用メールを禁止している会社もある。バレなければ大丈夫、などという考えはスグ改めよう。 なぜなら、会社のメールサーバーは、システム部など決められた管理者によって管理されているからだ。

 ましてや、上場企業や上場予定企業なら、2008年4月に法制化されたJ-SOX法に基づいて、メールだけでなくメッセンジャーなどのやりとりまで保存が義務付けられている。誰が誰宛に、どんな内容のメールを送ったか、見られている(残されている)と思っていたほうが間違いない。一通の私用メールで即解雇はないだろうが、普段の行動や態度から警告された場合、“決めての一通”がないとはいえないからご用心。

 ところで、私用メールと業務メールの境目はどこにあるのか。

 メールには、直接、業務に関係ない内容だったとしても「必要なコミュニケーション」だということを、納得させられるスタイルがある。これが過不足なく抑えてあれば、ガチガチの業務メールでなくても、納得してもらえる可能性がある。

 というわけで、社会人として恥ずかしくない基本的なメールの使い方と、ビジネスに差をつける裏技をこの特集でご紹介しよう。なお、メールソフトの使い方は、基本的に「Outlook Express」(以下、OE)をもとに説明してある。