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(12) メールは形式美にこだわるな

 日本人にとっての手紙といえば、「拝啓」ではじまり「敬具」で終る、「前略」だったら「早々」でしめるというような形式美を重んじる世界。仕事のメールは、読んでもらわないと何事も始まらないが、それでもつい、時候の挨拶や礼儀や形式を気にしてしまいがちだ。

 しかし、ビジネスメールとなると、1日に何通も目を通し、適切な処理をし、返信しなければならないもの。それだけに、丁寧な挨拶や長ったらしい時候の挨拶にこだわってばかりはいられない。そうはいっても、すぐに本題を切り出すのも慌ただしい。

 では、どのあたりに落とし所があるのだろう。

 実はメールの文章の基本は、ふたつである。

1、用件は簡潔に
2、読み手の気持ちを優先する

 シンプルな書きだしで、しっかり要点が伝わることが大切だ。

 そのため、冒頭の挨拶は、「ますますご清祥のことお喜び申し上げます」などの形式的な挨拶だとメールを重く、読みにくくするばかり。「お世話になっております」「先日は貴重なお話をありがとうございました」程度で、十分なのだ。