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(20)「Re:」で混乱させるべからず

 返信が続くと、件名に「Re:」が増えていく。いくら件名のルールが決まっていても、あまりにも続くと混乱してくる。返信のルールで考えると、2往復目からははずした方が見やすいのだ。

 件名はむやみに変更しないことが大切だが、継続的なやりとりが続くなら、ここに番号や日付をプラスしていくことで、整理しやすくなる。通し番号にしておけば、受信漏れや、確認ミスも認識しやすい。このスタイルなら、検索したり振り分け整理するのにも便利だ。

 返信が続くと気になることがもうひとつある。署名が自動的につく設定になっていると、引用メールがやりとりされる度に同じ署名が増えていってしまうのだ。毎回署名を削除して、新たに文末に署名を入れ直す人がいるが、やりとりに支障がないなら、あまり気にしなくてもよい。気になる場合は、自分の名前だけなど短い署名を作っておいて、2度目以降は、そちらにするというやり方もある。

毎回署名を削除して、新たに自分の文章の後に署名を入れ直す人がいるが、やりとりに支障がないなら、あまり気にせず、メールの末尾に入れておいて構わない
毎回署名を削除して、新たに自分の文章の後に署名を入れ直す人がいるが、やりとりに支障がないなら、あまり気にせず、メールの末尾に入れておいて構わない
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 時として、メールの終わらせ方がわからなくなることがある。案件が終れば一区切りだが、その判断がわかりにくい場合は、原則を決めておくとよい。通常は以下のようなやりとりだ。

・自分から問い合わせや質問をした場合は、相手からの返信に、お礼を戻して終わり。
・相手から問い合わせや質問がきた場合は、返答して終わり。

 どちらの場合も、返信する際、「助かりました。ありがとうございました。」「~というような状況です。お問い合わせ、ありがとうございました」などと相手へのお礼でしめると、一区切り感がでて、終わらせやすい。

 このようにして、案件が一段落したら、メールの件名も変更しよう。