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(30)ストレージサービスを上手に活用

 メールには、画像やPDFなど、さまざまなファイルを添付して送信することができる。しかし、データ容量が大きすぎたり、セキュリティソフトで弾かれたり、先方から「うちの会社、添付ファイルはダメなんですよ……」といわれた場合、どうしたらよいだろうか。

 簡単な解決策は、オンラインストレージサービスを使う方法だ。

オンラインストレージとは、ネット上のコインロッカーだと思えばよい。インターネット経由で使えるファイル保管用のディスクスペースを提供するサービスで、ここにファイルをアップロードし、先方にダウンロードしてもらえば、メールを介せず、ファイルのやりとりができる。

 検索サイトで、オンラインストレージで検索すると、さまざまなサービスがでてくる。有料、無料、使えるディスク容量もいろいろだが、ビジネスで利用する場合は、しっかり鍵(パスワード)がかかるサービスを利用することが大切だ。アップロードが完了したら、先方に保管先のURLとパスワードを伝える。この情報は二度手間になるが、安全のためにメールを分けて送ろう。

 オンラインストレージサービスの場合、契約期間やディスク容量に準じて、継続してさまざまなファイルを置いておけるというメリットがある。たとえば、プロジェクトが終了するまで、関係者全員が共有データを置くスペースとして利用できるし、社内・社外を問わずアクセスして作業できるデータ置き場として活用することもできる。

先方にファイルを渡すだけのシンプルな使い方なら、オンラインストレージサービスの一種である「ファイル転送サービス」が便利だ。こちらは、ファイルをアップロードし、配布先のメールアドレスを入力すると、先方に案内が届く通知機能を持つ仕組みになっているものが多い。アップ期間やダウンロード回数に制限があり、自動的にファイルが削除されるものもある。サービスによっては、受信者確認ができる機能や、携帯電話から使えるサービスもあるから、必要に応じて適したサービスを探しておこう。

 いずれのサービスを利用する場合も、先方に打診し合意の上で。また、アップロードが完了した場合は、サービスの通知だけでなく、自分のメールアドレスからも連絡のメールを送っておく配慮を忘れないようにしよう。

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オンラインストレージサービスの「Internet Disk」
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