PR

 オフィスで使われるPCの多くにはExcelやWordを始めとするMicrosoft Office製品群がインストールされており、様々な分野の業務に使用されていることと思います。例えば、Excelだとワープロ代わりの表作成ツールとしての使用から、四則演算に合計や平均などの関数を利用して電子集計用紙として使われる方から、果てはマクロを駆使して複雑な業務処理を自動化する“達人”まで多様です。

 汎用ツールの宿命ですが、より多くの方の要求に合わせて便利な機能の追加を繰り返していくうちに、一部の人にしか使われてない機能の割合が増えてきたのも事実です。Excelはまさにその典型ですが、工夫次第でどうにか使えてしまう柔軟性が逆に仇となり、より適切な機能があっても、知らずにいたり、そうでなくても慣れるまでの手間を惜しんで使わなかったり、といったことが起きやすいのです。その代表例が「ピボットテーブル」。大変便利な集計ツールで、これがないと立ち行かない人がいる半面、大方の人にとっては馴染みの薄い機能でしょう。

 そこで本連載では、Officeソフトをよりよく活用することで周囲の人に一歩差をつけられる「Office力の高め方」をテーマに、Office製品群を使いこなす各種のテクニックを紹介していきます。なお、Officeのバージョンは2003と最新の2007を想定しています。

Excelでのビジネス分析で差をつける

 数年前に私たちが実施したブランド調査では、「Excel」の知名度(ブランド想起)は「Word」や「PowerPoint」のみならず「Office」よりも高いという結果が出ました。これはExcelが、様々な目的で使われていることの現れです。例えば「報告書」の作成はExcelの代表的な使い方の一つです。シート全体がいくつかの枠に分割されており、ある枠には縦軸が製品、横軸が年月になっているような時系列の売上グラフや表データがあり、別の枠には罫線が引かれ現状の問題点や対応策の説明が記載されている、といった具合のものです。さらに、それを印刷して会議資料にしたり、回覧したりしています。

実データに基づく報告書は説得力を持ち、上司や社長がビジネス判断を下すときの好材料となる
実データに基づく報告書は説得力を持ち、上司や社長がビジネス判断を下すときの好材料となる
[画像のクリックで拡大表示]