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 前回までは、比較的きちんと整理されたデータが存在していることを前提としていました。だが、実際にはそうではない場合も多々あると思います。例えば「業務日報」のような文書の中に入っている顧客見込みデータなどは、場合によっては業務システムに入っているデータよりも新鮮で貴重な情報です。しかし、それがExcelのシートだとしても、分析できるように都合のよい形式になっていることはまれで、例えばマクロを組んでデータを抜き出す作業が必要となるでしょう。

 これが実は同じOffice製品群に属する別売のサーバーソフト「SharePoint Server」を使うと、マクロを使わなくてもExcelやWordなどの文書ファイルから簡単にデータを抜き出せます。SharePoint Serverは、企業内ポータルや文書管理、ワークフローなどの目的でつかわれる情報共有サーバーですが、「ライブラリ」と呼ばれるファイル格納フォルダーには、Excelの指定したセルや、Wordのプロパティからデータを抽出し、表示したり集計したりする機能を備えています。ライブラリに保存されたファイルからそれらのデータを抽出し、ライブラリ上で自動的に集計表示して、それをExcelへ出力できるのです。

図1 ファイルサーバーの代わりにSharePoint Serverを使えば、ファイル管理だけでなくデータ収集も楽になる
図1 ファイルサーバーの代わりにSharePoint Serverを使えば、ファイル管理だけでなくデータ収集も楽になる
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 SharePoint Serverは企業内ポータルや文書管理サーバーとして普及している製品なので、皆様の会社でも既に導入しているかもしれません。また、使える環境が身近に無くてもオンラインで体験できるサイトがあるので、無償で試せます

 ここからは、実際にどんなことができるかを説明していきます。