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 年賀状を作成して投函したら、これで年賀状作成は終わり。あとは届くのを楽しみに待てばよい。誰もがそう思うところだ。

 しかし、新年に年賀状が届き始めると、なにやら慌ててしまうことはないだろうか。受け取った年賀状を見ているうちに、

「この人には出しただろうか?」
「この人、喪中はがきが来ていたんじゃなかっただろうか。だから出していないんだけど」

 など、誰に出して誰に出していないかわからず、返事を出そうにもすでに出していて二重になったら困る…と出せずに、結果として欠礼してしまうことに。ここ数年は年賀状を出さない風潮があるものの、社会的にも年齢的にも新年の挨拶くらいはしておいたほうがよい場合がある。管理できていないために思いがけず欠礼してしまうということは避けたい。

 年賀状を出した・出していないの管理は、いまや年賀状作成ソフトには当たり前に備わっている機能だ。宛名を印刷する際にこの機能が有効な場合、住所録データに設けられた送受信項目欄の「出」にチェック印が付く。

 この機能を利用して、送受信記録入りの住所録データを一覧印刷しておこう。そして年賀状を受け取ったらこの一覧で確認する。出した・出していないが一目瞭然にわかるようになる。

 もしも送受信記録の機能を利用せずに宛名を印刷したとしても、住所一覧は印刷しておこう。投函の後でも受け取った喪中はがきをもとに、一覧に「喪」などと書き加えておき、後でソフトの管理欄に入力したり、一覧にない人からもらった年賀状には返事を出すなど、ある程度の対応は可能だ。

 2回に渡り、この特集で紹介した「筆まめ」「筆ぐるめ」「筆王」での年賀状管理術を紹介しよう。

 まずは、年賀状が届き始めてから送った・送っていないを確認するための送信記録付き一覧印刷の方法を紹介だ。

図1 筆まめの送受信記録の設定画面。宛名を印刷する際に「出受記録にマーク」欄を「する」に設定し、マークを付ける欄を指定。すると、宛先印刷時に指定した欄に「出」を記載される
図1 筆まめの送受信記録の設定画面。宛名を印刷する際に「出受記録にマーク」欄を「する」に設定し、マークを付ける欄を指定。すると、宛先印刷時に指定した欄に「出」を記載される
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