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 祝賀会開催のような大事な用件をメールで知らせるとき、相手が読んだことがわかれば、安心できますね。

図1 普通にメールを送ると、相手がそれを読んだことはわからない。何か良い方法があれば……。
図1 普通にメールを送ると、相手がそれを読んだことはわからない。何か良い方法があれば……。
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 実は、WindowsメールやOutlook Expressには、相手がメールを開いたら、確認のメールを自動で返信してくれる機能があります。操作は簡単です。メールを送信する前に、「開封確認メッセージの要求」を選ぶだけです(図2)。相手がメールを開くと、返信を催促する画面が開くので(図3)、相手が「はい」をクリックすれば、送信されます(図4)。

 ただし、返事を強制されるようで、不愉快に感じる相手がいないとも限りません。この機能は節度を守って使いましょう。

「開封確認メッセージの要求」を設定しよう!

図2 「メッセージの作成」画面を開いたら、メニューバーで「ツール」(1)→「開封確認メッセージの要求」(2)とクリック。その後「送信」をクリックする(3)。
図2 「メッセージの作成」画面を開いたら、メニューバーで「ツール」(1)→「開封確認メッセージの要求」(2)とクリック。その後「送信」をクリックする(3)。
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図3 図2で送ったメールを相手が開くと、相手のメールソフトに「開封確認を要求しています」という画面が表示される。相手が「はい」をクリックすると、メールを開いたこと知らせるメールが送信元に自動で返信される。
図3 図2で送ったメールを相手が開くと、相手のメールソフトに「開封確認を要求しています」という画面が表示される。相手が「はい」をクリックすると、メールを開いたこと知らせるメールが送信元に自動で返信される。
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図4 相手がメールを開いたことを知らせる「~に開封されました。」というメールが送られてきた。クリックして開くと、いつ開いたかもわかる。
図4 相手がメールを開いたことを知らせる「~に開封されました。」というメールが送られてきた。クリックして開くと、いつ開いたかもわかる。
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大事なメールは「重要度」を高くしよう!

 最近はメールで連絡する機会が増えて、受け取るメールの数もうなぎ登りです。送信するメールを目立たせたいときは、メールの「重要度」を「高」に設定しましょう。こうすると、受け取ったメールの先頭に赤い「!」が付き、目立ちます。重要度の高い順に並べるときに役立ちます。

図A 「メッセージの作成」画面のメニューバーで「メッセージ」(1)→「重要度」(2)→「高」(3)とクリック。次に「送信」をクリック。
図A 「メッセージの作成」画面のメニューバーで「メッセージ」(1)→「重要度」(2)→「高」(3)とクリック。次に「送信」をクリック。
図B 受け取った人の「受信トレイ」で、メールの先頭に赤い「!」が付くので、このメールは見つけやすくなる。
図B 受け取った人の「受信トレイ」で、メールの先頭に赤い「!」が付くので、このメールは見つけやすくなる。