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 日々受け取る重要なメールのうち、特に見逃せないのは仕事依頼のメールだ。返信を求めるものもあれば、何らかの作業を依頼するものもある(図6)。こうしたメールは、言ってみれば「やるべき仕事(ToDo)」そのもの。ToDoメールを上手に管理/処理することは、仕事を漏れなくこなすことにつながるわけだ。

【こんなメールが「やるべき仕事」】
図6 返信しなければならないメールや、何らかの作業を依頼されたメールが「やるべき仕事」。最低限、こうしたメールだけは忘れずに処理しなければならない
図6 返信しなければならないメールや、何らかの作業を依頼されたメールが「やるべき仕事」。最低限、こうしたメールだけは忘れずに処理しなければならない
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 大原則は、ToDoメールを読んだらその場で処理してしまうこと。だが、あいにくそれが可能なケースばかりではない。今日中にアイデアをまとめて返信する、今週中に新製品のサンプルを発送する、など、複数のToDoを同時に抱えるのが普通だ。

 Outlook Expressなら、「フラグ」と呼ばれる旗のマークで管理しよう。ToDoメールを受け取ったら、ワンクリックでフラグを付与(図7)。処理が済んだメールは再度クリックしてフラグを消す。一日の終わりにはフラグでメールを並べ替え。今日中に処理すべきメールが残っていないかを確認してから家路につけばよい。

【ToDoメールにはフラグを付ける】
図7 目的のメールの左隣にある、フラグのアイコンが書かれている個所をクリック。これでフラグが付けられる。処理が済んだら、再度クリックしてフラグを消そう。フラグのアイコンをクリックすれば、フラグの有無で並べ替えられる
図7 目的のメールの左隣にある、フラグのアイコンが書かれている個所をクリック。これでフラグが付けられる。処理が済んだら、再度クリックしてフラグを消そう。フラグのアイコンをクリックすれば、フラグの有無で並べ替えられる
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