PR

 メール整理に欠かせないのが仕分け。ここでは、Outlook Express の自動仕分け機能の使い方を見ていこう。受信したメールに対して特定の条件が成立するか判定し、成立した場合にフォルダー移動など特定の処理を行う機能だ。

 それにはまず、仕分けルールを作る必要がある(図27)。最初に条件を指定。送信者のアドレスや名前、件名に含まれる言葉、添付ファイルの有無などを条件として設定できるので、目的のものをチェックする。

 続けて、実行したい処理(アクション)をチェックする。特定のフォルダーへの移動のほか、削除、転送、色付けなど各種の処理を指定できる。

 次に、条件とアクションの詳細を指定する。青い文字をクリックすると詳細設定画面が開くので、条件のキーワードや移動先フォルダー、強調表示する文字色などを指定する。例えば送信者を条件にするなら青文字の「ユーザーが含まれている」をクリックして送信者を指定。メールアドレスでもよいし、相手が使っている送信者名でもよい。社内の人すべてなら「@nikkeibp.co.jp」などと@以降の文字列を指定する。

 最後に、ルール名を入力。「OK」をクリックすればルールが作られ、ルール一覧の画面に切り替わる。

【仕分けルールの作り方】
図27 Outlook Express で「ツール」→「メッセージルール」→「メール」→「新規作成」とたどると、左の画面が現れる。(1)~(5)の順に、仕分けの条件と処理を指定する。条件が複数ある場合は、いずれの条件も満たす必要がある「および」か、いずれかを満たせばよい「または」を指定しよう
図27 Outlook Express で「ツール」→「メッセージルール」→「メール」→「新規作成」とたどると、左の画面が現れる。(1)~(5)の順に、仕分けの条件と処理を指定する。条件が複数ある場合は、いずれの条件も満たす必要がある「および」か、いずれかを満たせばよい「または」を指定しよう
[画像のクリックで拡大表示]

[画像のクリックで拡大表示]