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 年の瀬が迫り、大掃除の季節がやって来た。事業仕分けが大いに話題になった今年は、整理整頓の機運がいつになく高まるというもの。普段の大掃除に加えて、メールの整理にもチャレンジしてはいかがだろうか。

 メールがビジネスツールとして重要性を増すほど、日々やり取りする量も増える。放置しておくと、メールボックスは見る見るうちに膨れ上がってしまう。「受信トレイ」に数えきれないほどのメールをため込んでいる人も少なくないだろう。

 メールボックスの肥大化は、百害あって一利なし(図1)。大切な取引先から来たメールを見落としてしまったり、重要なメールを後から探しても見つからなかったり。下手をすると、ビジネス上の信用を失うことにもつながる。

【メールボックスの肥大化はトラブルのもと】
図1 受け取ったメールをそのままため込むと、さまざまなトラブルを招く。データファイルが大きくなりすぎると、大切なメールが消えてしまうことも。いろいろな方法を駆使して整理しよう
図1 受け取ったメールをそのままため込むと、さまざまなトラブルを招く。データファイルが大きくなりすぎると、大切なメールが消えてしまうことも。いろいろな方法を駆使して整理しよう
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 作業の効率も下がる。メールデータの肥大化は、メールソフトの動作速度に悪影響を及ぼすことが多いからだ。Outlook Express の場合は、メールが消えてしまうなどというとんでもない事態に見舞われる恐れすらある。

 普段からメールボックスの整理を習慣付けておけば、こうしたトラブルとは無縁でいられる。そこで活用したいのが、メールソフトが備えるさまざまな整理機能。うまく使えば、半自動で整理が可能になる。整理整頓は性に合わない、という人にこそ試していただきたい。