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 最初に紹介するのは、大量のメールを視覚的に見やすくする方法。メールを自動的に色分けして、注意して見なければならないメールだけを目立たせる。と言っても、注意すべきメールに色を付けるのではなく、「読むのは当たり前」のメールに色を付けるという逆の発想だ。

 本来は重要度が低いメールを自動判別して排除するのが理想的だが、技術的にそれは難しい。だったら逆に、社内の人や顧客、知人などから届いた「必ず目を通すべきメール」に色を付けて、ほかの「注意して見るべきグループ」から排除してしまえばよい(図3)。

【注意すべきメールを減らす】
図3 アドレス帳に登録済みのアドレスは緑、社内のアドレスは青に色分け。黒字のメールだけ、受信時に注意すればよい
図3 アドレス帳に登録済みのアドレスは緑、社内のアドレスは青に色分け。黒字のメールだけ、受信時に注意すればよい

黒字のメールだけに注目

 結果、色が付かず黒字のまま残るのは、重要か重要でないかが定かでないメール。新規の顧客からの問い合わせかもしれないし、迷惑メール(スパムメール)かもしれない。まさに“玉石混交”の状態だ。どのメールが玉かは目を通さなければ分からないが、数が少なければそれほど負担にはならない。

 必ず目を通すべきメールの筆頭は、社内のアドレスから送られてきたメール。基本的に業務に関係するはずだから、無条件に開いて読む必要があるだろう。もう一つは、顧客や友人、知人など、過去にやり取りしたことがある人たちからのメール。メールアドレスが分かっていて、そこから迷惑メールではないと判断できるものだ。この二つは、メールソフトの「仕分け」と呼ばれる機能を使って自動的に色付けする。