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 メールの多くは一度読んだら用が足りるが、中には後から参照したいものもある(図12)。業務手順が記されたものや、社外文書で使う用字用語の規則、ユーザーIDやログイン方法が書かれたメールなど。内容が添付ファイルならそれを保存すればいいが、メール本文に内容が書いてあると、ちょっと悩む。

【こんなメールは永久保存】
図12 何かの手順や規定などをまとめた資料、各種サービスのIDなどは、今後も頻繁に参照する可能性がある。きちんと保管しておこう
図12 何かの手順や規定などをまとめた資料、各種サービスのIDなどは、今後も頻繁に参照する可能性がある。きちんと保管しておこう
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 メールソフトだけで完結させるなら、「重要文書」といったフォルダーを作ってそこに移動させることになるだろう。だが頻繁に参照するビジネス文書を後生大事にメールソフト内にとどめておく理由はどこにもない。メールソフトの外に出し、単独のファイルとして保存してしまおう。

 メールをファイル化することのメリットは、何といっても置き場を自由に決められること。同じテーマに関する各種のファイルと同じフォルダーで管理できるようになる。例えばあるプロジェクトに関するメールなら、そのプロジェクトのフォルダーに入れる。プロジェクトの企画書を作るに当たって過去のメールを参照したい、といった場合も、同じフォルダー内を探せばよい。メールソフトを起動して、当該メールを掘り起こす手間が省ける。