ここまで見てきたように、日々受け取るメールは仕分けや検索フォルダーでスマートに整理できる。毎日の整理はこれで十分なのだが、年に何度かはもっと大がかりな整理をしておきたい。メールソフトがファイル保存しているデータをスリムにする作業だ。
メールデータの保存方法はソフトによって異なる（図23）。OutlookExpressと、Vistaに付属する後継ソフト「Windows メール」でも違う。前者は受信トレイなどのフォルダーごとに、dbxという形式のファイルを作ってこれを随時更新する。これに対してWindows メールは1通ずつeml形式で保存している。
複数のメールをまとめて保存するOutlook Expressでは、データファイルが肥大化する恐れが強い。一つのフォルダー内のメール数に比例してdbxファイルが大きくなるからだ。
メールの保存方法はソフトによって異なる
Outlook Express
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Windows メール
図23 Outlook Expressはフォルダー、Windows メールはメールの単位でファイル保存。格納場所は、Outlook Expressなら「ツール」→「オプション」で「メンテナンス」タブを開き、「保存フォルダ」で確認（上）。Windows メールは、「ツール」→「オプション」の「詳細設定」タブから確認する（下）
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