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 あるテーマの情報を定期的に送ってくれるメールマガジン(メルマガ)。情報源として便利な存在だが、多くの場合、緊急度は高くない。メルマガで受信トレイがあふれ、重要な取引先からのメールを埋もれさせては元も子もない。

 こんなときに便利なのが、前述の「色分け」でも使った自動仕分け機能だ。この機能では、条件に当てはまるメールを特定のフォルダーへ自動的に移動することもできる(図17)。これで受信トレイはスッキリ。メルマガのフォルダーは時間があるときに開けばよい。

【定型メールは自動振り分けに限る】
図17 仕分け機能を使えば、ルールに従ってメールを自動分類してくれる。定型的なメールはこれで仕分けて、受信トレイに入るメールを減らそう
図17 仕分け機能を使えば、ルールに従ってメールを自動分類してくれる。定型的なメールはこれで仕分けて、受信トレイに入るメールを減らそう
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仕分け機能と相性がいい

 メルマガの体裁は仕分けに適している。たいてい件名に特定のキーワードが入っていて、送信者も決まっているからだ。これらを仕分けの条件に設定する(図18)。OutlookExpressの場合、まず「PCオンライン」といったメルマガ格納用のフォルダーを作る(「受信トレイ」を右クリックして「フォルダの作成」)。その後、「件名に'[PC Online]'を含む場合PCオンラインに移動する」といったルールを作ればよい(詳細はこちら)。

【主な仕分けの条件】
図18 特定のキーワードやメールアドレスを含む場合だけでなく、添付ファイルがある場合、重要度が付いている場合などさまざまな条件で仕分けの指定ができる
図18 特定のキーワードやメールアドレスを含む場合だけでなく、添付ファイルがある場合、重要度が付いている場合などさまざまな条件で仕分けの指定ができる
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