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 仕事で特定の相手と頻繁にメールをやり取りする場合、メールのやり取りがそのまま仕事の経緯を示すことが多い。その人とやり取りしたメールだけをまとめて見られれば便利だ。こんなときはフォルダーを活用したい。その人の名前を付けた専用フォルダーを用意(図20)。やり取りしたメールをすべて移動しておこう。

【大切な相手には専用フォルダーを用意】
図20 頻繁にやり取りする相手のメールは、特定のフォルダーに集めておくといい。普通は受信トレイや送信済みアイテムからドラッグして移動させるが、仕分け機能で自動化すると便利
図20 頻繁にやり取りする相手のメールは、特定のフォルダーに集めておくといい。普通は受信トレイや送信済みアイテムからドラッグして移動させるが、仕分け機能で自動化すると便利
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 フォルダーへの移動は手動でもいいが、手間を減らすなら自動化が望ましい。その際は前述のメルマガと同様、仕分け機能を使うのが王道だ。例えば浜本さんから届いたメールを「浜本さん」フォルダーへ移動する場合、Outlook Expressなら「送信者に'hamamoto@example.com'を含む場合浜本さんに移動する」といったルールを作成する。