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 今や、無償のサービスでも数GBという大容量のメールボックスが使えるWebメール。これほど容量が多いと、大量のメールをため込みがちになるもの。メールソフトと同じく上手に整理したい。今回はグーグルの「Gmail」を例にWebメールを使ったメールの整理法を見ていこう。

すべての基本はラベル

 最初に、Gmailの基本をおさらいしておこう。グーグルが無償で提供するネットサービスで、Googleのアカウントを取得すれば利用できる。ブラウザーでログインするとメールソフトの画面に似たWebページが開き、その上でメールの送受信を行う。送受信したメールはすべてグーグルのサーバー上に保管される。メールボックスのサイズは利用状況によって変わるが、数GBはある。

 迷惑メールフィルターは標準装備。迷惑メールと判断したものを自動的に分類する。さらにGoogleならではの強力な全文検索機能が使えるため、特定のキーワードを含んだメールを素早く検索できる。

 では、本題のメール整理はどうだろう。Gmailが採用するのは、やや個性的な方法だ。実は、Gmailではフォルダーは一切作れない。その代わりに「ラベル」という機能が用意されている。「メルマガ」「NPCプロジェクト」などと任意のキーワードでラベルを作り、それを該当するメールに付けていく。

 具体的に見てみよう。画面の左側に縦に並ぶのが、ラベルの一覧だ(図37)。クリックすると、そのラベルが付いたメールだけに絞り込まれる。例えば最上部にある「受信トレイ」もラベルの一つで、受信したメールのすべてに自動的に付けられる。このラベルを削除するか、メニューから「アーカイブ」を実行すれば、受信トレイから消える。ラベルが付いていないメールは、同じく左側の「すべてのメール」から見られる。

【フォルダー代わりの「ラベル」で整理】
図37 Gmailでは「ラベル」と呼ぶ目印をメールに付けて整理する。ラベルを付けたいメールをチェックボックスで選び、「ラベル」メニューから目的のラベルを選択(左)。任意のラベルを作るには「新規作成」を選ぶ。ラベルは画面左側に並び、特定のラベルをクリックするとそれが付いたメールだけに絞り込める。フラグの代わりに「スター」も使える
図37 Gmailでは「ラベル」と呼ぶ目印をメールに付けて整理する。ラベルを付けたいメールをチェックボックスで選び、「ラベル」メニューから目的のラベルを選択(左)。任意のラベルを作るには「新規作成」を選ぶ。ラベルは画面左側に並び、特定のラベルをクリックするとそれが付いたメールだけに絞り込める。フラグの代わりに「スター」も使える
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 やり取りする人やメルマガ、プロジェクトなどによってメールを分類するには、それぞれのラベルを作る。例えば「メールの色分け」で紹介した、送信者が社内のメールに色付けする場合、まず「社内」というラベルを作成。作ったラベルが画面の左に表示されるので、ラベル名の左側の領域をクリックして色を設定する。このラベルを各メールに付けると、メールを色分けして表示できる。