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 データを入力した顧客名簿や支出明細表などの一覧表は、さまざまな用途に活用できる。よくあるのが、「東京都に住む顧客を抽出したい」「営業部の伝票データだけ見たい」といったように、ある条件に合致したデータを検索・抽出したいというニーズだ(図1)。

 Excelは、これらを簡単に実現できる「オートフィルタ」機能を持つ。このパートでは、オートフィルタを中心に、検索・抽出の便利ワザを見ていこう。

図1 顧客名簿を基に、「東京都に住む男性」や「30代の顧客」のリストを作成したい。あるいは「東京都の女性会員の平均年齢」を求めたい。このように、条件に合致したデータを取り出すケースは多い。こういった検索・抽出は、Excelならドラグ操作1つで可能だ
図1 顧客名簿を基に、「東京都に住む男性」や「30代の顧客」のリストを作成したい。あるいは「東京都の女性会員の平均年齢」を求めたい。このように、条件に合致したデータを取り出すケースは多い。こういった検索・抽出は、Excelならドラグ操作1つで可能だ
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オートフィルタで簡単抽出、ドラグだけですぐできる

 ここでは顧客名簿を例に、説明していく。事前準備として、顧客名簿にオートフィルタを適用しよう(図2)。すると、先頭にある項目名の右側に、「▼」ボタンが表示される。ここで、抽出の条件を指定する。

図2 まず表内のセルを1つクリックして(1)、「データ」メニューの「フィルタ」→「オートフィルタ」を選ぶ(2)。項目名の右に「▼」マークが付いたら準備完了だ(下図)[注1]
図2 まず表内のセルを1つクリックして(1)、「データ」メニューの「フィルタ」→「オートフィルタ」を選ぶ(2)。項目名の右に「▼」マークが付いたら準備完了だ(下図)[注1]
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[注1]Excel 2007での操作は、6ページ参照